Strona główna
Logo unii europejskiej

Zapytanie numer 25/WCES/2016 dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi księgowe w ramach projektu „Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej”, realizowanego w ramach poddziałania 7.3.2 WRPO 2014+

Data publikacji: 15.12.2016

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 22-12-2016

Numer ogłoszenia

1014751

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Podpisaną ofertę wraz z załącznikami należy przesłać mailem na adres: justyna.gawron@barka.org.pl lub dostarczyć do siedziby Zamawiającego osobiście/listem poleconym/kurierem do dnia 22.12.2016 r. do godziny 23:59. Decyduje data faktycznego wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty, które wpłyną po terminie zostaną odrzucone.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

justyna.gawron@barka.org.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Justyna Gawron

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych dla podmiotów ekonomii społecznej* (PES) posiadających siedzibę na terenie subregionu Poznańskiego (miasto Poznań, powiat poznański, powiat obornicki, powiat szamotulski, powiat średzki, powiat śremski) obejmujących prowadzenie całości dokumentacji księgowej.

Przez świadczenie usług księgowych Zamawiający rozumie objęcie wsparciem PES wskazanych przez Zamawiającego pełną obsługą księgową przez okres od 01.01.2017 r. do 31.08.2018 r. Zamawiający przewiduje 300 usług do 31.08.2018 r. Jeden PES może korzystać z obsługi księgowej przez okres 12 miesięcy.

1 usługa = prowadzenie pełnej obsługi księgowej dla 1 PES przez okres 1 miesiąca.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: wielkopolskie Powiat:

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie świadczył usługi księgowych dla podmiotów ekonomii społecznej

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych dla podmiotów ekonomii społecznej* (PES) posiadających siedzibę na terenie subregionu Poznańskiego (miasto Poznań, powiat poznański, powiat obornicki, powiat szamotulski, powiat średzki, powiat śremski) obejmujących prowadzenie całości dokumentacji księgowej.

Przez świadczenie usług księgowych Zamawiający rozumie objęcie wsparciem PES wskazanych przez Zamawiającego pełną obsługą księgową przez okres od 01.01.2017 r. do 31.08.2018 r. Zamawiający przewiduje 300 usług do 31.08.2018 r. Jeden PES może korzystać z obsługi księgowej przez okres 12 miesięcy.

1 usługa = prowadzenie pełnej obsługi księgowej dla 1 PES przez okres 1 miesiąca.

Do zadań Wykonawcy będzie należało w szczególności:
1) Przygotowanie/aktualizacja polityki rachunkowości dla PES.
2) Prowadzenie ewidencji i dokumentacji księgowej, na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, w szczególności ewidencji środków trwałych zgodnie z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych i ksiąg rachunkowych.
3) Sporządzanie sprawozdań finansowych, w tym sprawozdania rocznego dla PES i innych sprawozdań, jeśli przepisy obowiązującego prawa nakładają na PES obowiązek ich sporządzania.
4) Rejestracja PES i jego pracowników w ZUS.
5) Przetwarzanie informacji płacowych i naliczanie wynagrodzeń pracowników i osób zaangażowanych na podstawie umów cywilnoprawnych.
6) Wypełnianie obowiązków sprawozdawczych względem Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na podstawie danych wynikających z prowadzonych ksiąg i ewidencji.
7) Przygotowanie instrukcji płacowych dotyczących wynagrodzeń netto, ubezpieczenia społecznego i podatku dochodowego.
8) Prowadzenie dokumentacji pracowników PES i osób zaangażowanych na podstawie umów cywilnoprawnych (zawierającej m. in. dokumenty dotyczące zatrudnienia, jego przebiegu oraz rozwiązania stosunku pracy), w tym również: kierowanie pracowników na badania lekarskie wymagane przepisami prawa pracy, wystawianie świadectw pracy, itp.
9) Pomoc w bieżącej działalności związanej z zobowiązaniami publicznoprawnymi wobec US i ZUS.
10) Sporządzanie deklaracji dla GUS zgodnie z wymogami tego organu.
11) Weryfikacja prowadzonej dokumentacji księgowej.
12) Prowadzenie indywidualnego doradztwa dla PES objętego usługą księgową.
13) Inne działania wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

Miejsce wykonywania przedmiotu Zamówienia:
Spotkania będą odbywały się w siedzibach PES objętych usługą:
• Przez pierwsze 3 miesiące co najmniej 2 x w miesiącu w każdym PES, z którym Wykonawca rozpocznie pracę
• W kolejnych miesiącach 1 x w miesiącu
Wykonawca nie pokrywa kosztów dojazdu do siedzib PES objętych obsługą.

Pozostałe informacje związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia:
1) Zamawiający nie zapewnia w sprzętu komputerowego i oprogramowania niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do dysponowania własnym sprzętem i oprogramowaniem.
2) Wsparciem w ramach przedmiotu zamówienia objęte zostaną PES generujące nie więcej niż 50 dokumentów księgowych (przychodowych i kosztowych) i zatrudniające (na podstawie stosunku pracy i w ramach umów cywilnoprawnych) nie więcej niż 10 osób. Wskazana ilość dokumentów księgowych nie dotyczy:
• dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników i angażowaniem osób na podstawie umów cywilnoprawnych.
• dokumentów związanych z rozliczeniem dotacji inwestycyjnej oraz rozliczeniem wsparcia pomostowego uzyskanego w ramach wsparcia WCES.
3) Zamawiający informuje, że na wykonanie przedmiotu umowy zamierza przeznaczyć kwotę: 90.000,00 zł.
4) Zasady świadczenia usług będących przedmiotem niniejszego zamówienia określa dodatkowo dokument: Standardy Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej.
5) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Kod CPV

79211000-6

Nazwa kodu CPV

Usługi księgowe

Harmonogram realizacji zamówienia

od dnia zawarcia umowy do 2018-08-31

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Dodatkowe warunki

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych
3. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykonaną usługę na podstawie protokołu sporządzonego przez Wykonawcę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań.
4. Zapłata zostanie dokonana w terminie do 21 dni po otrzymaniu poprawnie wystawionego rachunku/faktury.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Wynagrodzenie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu „Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej" realizowanego w ramach Poddziałanie 7.3.2. Ekonomia społeczna - projekty konkursowe Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2014+.
7. Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności: umożliwienie Zamawiającemu i innym upoważnionym instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usługi w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych.
8. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
9. Termin związania ofertą: 30 dni kalendarzowych.
10. W przypadku zaangażowania Wykonawcy w realizację zadań w ramach innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Wykonawcy i innych podmiotów, bądź zawarcia więcej niż jednej umowy cywilno-prawnej w ramach niniejszego projektu, Wykonawca musi posiadać możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych w ramach zleconej usługi. Łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie.
11. Limit zaangażowania zawodowego, o którym mowa w pkt 8, dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności:
a) w przypadku stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym,
b) w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy),
c) w przypadku zatrudnienia w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności wykonawca będzie składać godzinową ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów,
d) wykonanie zadań przez Wykonawcę jest potwierdzone protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wymagań odnośnie kwalifikowalności wynagrodzenia Wykonawcy, które mogą ulec zmianie i muszą być zgodne ze statusem prawnym na dzień podpisania z nimi umów.
13. Wykonawca nie może być osobą zatrudnioną w instytucjach uczestniczących w realizacji WRPO, tj. Instytucji Zarządzającej, chyba że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie (co zostanie ocenione przez Zamawiającego).
14. Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem powyższych zasad.

Warunki zmiany umowy

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu WRPO 2014+, w ramach którego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zerwania lub renegocjacji umowy z Wykonawcami w trakcie jej realizacji.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Oferta musi zawierać:
• wypełniony formularz ofertowy wraz z oświadczeniem o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego;
• podpisane oświadczenie personelu projektu stanowiące Załącznik nr 2;
• CV wraz ze szczegółowym wykazem doświadczenia;
• kserokopia świadectwa kwalifikacyjnego dot. spełnienia wymogów kwalifikacyjnych określonych dla osób prowadzących księgi rachunkowe lub certyfikat księgowego – kserokopia z poświadczeniem za zgodność z oryginałem.

Zamówienia uzupełniające

Zgodnie z pkt 15 Rozdziału 6.5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 Zamawiający dopuszcza możliwość udzielania Wykonawcy wyłonionemu w niniejszym postępowaniu zamówień uzupełniających, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w zawartej z Wykonawca umowie o ile zamówienia te będą zgodne z podstawowym przedmiotem zamówienia. W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:

Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
Cena brutto * 70 % 70 pkt
Doświadczenie 30 % 30 pkt

*Cena brutto to cena jaką zamawiający będzie zobowiązany ponieść w związku z realizacja niniejszej usługi wraz ze wszystkimi kosztami niezbędnymi do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

Cena
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru: liczba punktów = (Cmin/Cof) x 70 punktów, gdzie Cmin – najniższa cena spośród ofert, a Cof – cena podana w ofercie.

Doświadczenie
Punkty za kryterium „doświadczenie” zostaną obliczone na podstawie liczby lat doświadczenia w świadczeniu usług będących przedmiotem niniejszego zapytania (świadczenie usług księgowych dla PES) przy czym liczone będą punkty za lata doświadczenia powyżej wymagane minimum (3 lata doświadczenia). Zamawiający przyzna 15 pkt za każdy rok doświadczenia przy czym maksymalna liczba punktów wynosi 30 (czyli 5 lat doświadczenia):
15 pkt – 4 lata doświadczenia;
30 pkt – 5 lat doświadczenia;

Wykluczenia

Z możliwości składania ofert wyklucza się Oferentów, którzy:
Są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

FUNDACJA POMOCY WZAJEMNEJ BARKA

Adres

św. Wincentego 6/9

61-003 Poznań

wielkopolskie , Poznań

Numer telefonu

695338999

Fax

616682416

NIP

7821146599

Tytuł projektu

Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej

Numer projektu

RPWP.07.03.02-30-0001/15-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

Outworking.BIZ s.c.
ul. Langiewicza 2/10
61-502 Poznań
22.12.2016
280 zł brutto
Liczba wyświetleń: 719