Świadczenia usług noclegowych, najmu powierzchni szkoleniowej oraz gastronomiczno-restauracyjnych na potrzeby organizacji konferencji w terminie 28-30.11.2018 r.

Zakończone

Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres biuro@subregioncentralny.pl do dnia 27.07.2018 r.

biuro@subregioncentralny.pl

Małgorzata Płonka

32 461 22 49

Przedmiotem zamówienia jest usługa noclegowa, najem sal szkoleniowych oraz świadczenie usług gastronomicznych w terminie 28-30.11.2018 r. Dopuszcza się zmianę terminu na wniosek Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą. Warsztaty i spotkania plenarne będą prowadzone równolegle w dwóch grupach wg szczegółowej specyfikacji podanej poniżej.

Usługi

Usługi hotelarskie

Województwo: małopolskie Powiat: Miejscowość: Zakopane - max. 10 km od centrum miasta.

Wybór Wykonawcy, który udostępni miejsce realizacji konferencji oraz zapewni usługę cateringową i hotelową uczestnikom .

Nocleg w hotelu o standardzie nie mniejszym niż 3*,
- maks. 40 osób w dniach 28-29.11.2018 r. (koszt noclegu pokrywany przez Zamawiającego);
- maks. 70 osób w dniach 29-30.11.2018 r. (koszt noclegu pokrywany przez Zamawiającego oraz indywidualnie przez uczestników konferencji).
Usługi hotelowe muszą być świadczone w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Wśród oferowanych pokoi, 15 z nich może być przeznaczonych do zakwaterowania 2 osób (warunek: 2 oddzielne łóżka).
Każdy z pokoi musi posiadać także: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą oraz okno z możliwością otwarcia. W cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu oraz ewentualna opłata klimatyczna.
Wszystkie pokoje, sala, w której będą podawane posiłki oraz sale warsztatowe powinny znajdować się w jednym kompleksie hotelowym.
Zapewnienie w terminie:
- 28.11.2018 r. jednej sali plenarnej dla maks. 40 osób (ustawienie kinowe). Godziny najmu sali: 11.00-19.00;
- 29.11.2018 r. jednej sali plenarnej dla maks. 70 osób (ustawienie kinowe) oraz dwóch sal warsztatowych (każda dla maks. 30-35 osób – ustawienie podkowa). Godziny najmu sal: 10.00-19.00;
- 30.11.2018 r. jednej sali plenarnej dla dla maks. 70 osób (ustawienie kinowe) oraz dwóch sal warsztatowych (każda dla maks. 30-35 osób – ustawienie podkowa). Godziny najmu sal: 9.00-13.00.
Każda z sal powinna zawierać:
- stoły i krzesła w przypadku sali plenarnej tylko krzesła oraz stół prezydialny z nagłośnieniem
i 2-3 mikrofonami bezprzewodowymi do dyspozycji uczestników,
- ekran projekcyjny,
- klimatyzację,
- projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
- mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
- łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacze),
- flipchart wraz z kartkami i markerami,
- laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
- pilot do zmieniania slajdów,
- bezprzewodowy dostęp do Internetu,
- zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania.
Wykonawca zapewnia:
- miejsca przed salą plenarną na stół rejestracyjny (min. 3 stoły)
- sali na organizację spotkania integracyjnego z z obsługą, nagłośnieniem i prowadzeniem.

Sale nie powinny zawierać w swoim układzie kolumn,.

Gastronomia (szczegóły w zapytaniu ofertowym):
28 listopada 2018 r. dla grupy maks. 40 osób:
29 listopada 2018 r.. dla grupy maks. 70 osób:
30 listopada 2018 r.. dla grupy maks. 70 osób:

55110000-4

Hotelarskie usługi noclegowe

Trzy dni w okresie 28-30.11.2018 (termin podstawowy) lub inny wskazany przez Zamawiającego. Szczegóły w zapytaniu ofertowym.

• zapytanie ofertowe
• załącznik 2 dodatkowe udogodnienia
• załącznik 3 oświadczenie o braku powiązań
• załącznik 1 formularz cenowy

Brak pytań i wyjaśnień

3.1 Ośrodek musi posiadać status hotelu minimum trzygwiazdkowego (nie są dopuszczane oferty składane przez centra konferencyjne czy pensjonaty). Jednocześnie, Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez hotele będące w trakcie remontu w terminie realizacji niniejszego zamówienia.
3.2 Doba hotelowa w dniu 29 listopada 2018 r. powinna trwać do min. godz. 15.00 (dla osób korzystających z noclegu wyłącznie z 28/29 listopada) oraz w dniu 30 listopada powinna trwać do min. godz. 14 (dla osób korzystających z noclegu z 29/30 listopada).
3.3. Hotel musi być zlokalizowany w Zakopanem (z uwzględnieniem hoteli w odległości nie większej niż 10 km od centrum Zakopanego)
3.4. Hotel musi dysponować bezpłatnym parkingiem dla co najmniej 10 samochodów.
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia.

4. Wykonawca przygotowuje i przedstawia ofertę uwzględniającą:
4.1. Ofertę cenową brutto i netto na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik
nr 1 do zapytania. Cena powinna zawierać wszystkie koszty realizacji wskazanej usługi wraz
z uwzględnieniem prowadzenia muzycznego części spotkania po uroczystej kolacji w dniu
29 listopada br.
4.2. Wykaz udogodnień hotelu/usług zawartych w cenie pobytu (załącznik nr 2).
4.3. Podpisane, opieczętowane oświadczenie (załącznik nr 3) o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych z Zamawiającym .
4.4. Przykładowe zdjęcia oferowanych sal szkoleniowych oraz pokoi, jeżeli Wykonawca nie posiada zdjęć na stronie internetowej.
4.5. Propozycji menu na każdy dzień. Posiłki (obiady, kolacja) oraz świeże ciasto każdego dnia powinny być inne.

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych
w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100% = 100 pkt):
1) cena – 60% (12 pkt)
2) standard obiektu– 40 % (8 pkt)


Wzory obliczeń:

1) cena
cena najniższa / cena badanej oferty x 12 pkt

2) standard obiektu
W ramach tego kryterium punkty zostaną przyznane w skali punktowej do maksymalnie 8 punktów, Zamawiający będzie oceniał następujące elementy dotyczące standardu obiektu:
a) bezpłatna sala bilardowa i/lub kręgielnia – 1 pkt
b) dodatkowe bezpłatne miejsca parkingowe (łącznie co najmniej 20 miejsc parkingowych) –
1 pkt
c) bezpłatna sauna i/lub jacuzzi – 0,5 pkt
d) bezpłatny basen 1,5 pkt
e) odległość hotelu od centrum:
a. od 0 do 2,5 km – 4 pkt
b. powyżej 2,5 do 5 km – 2 pkt
c. powyżej 5 km – 0 pkt

Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów (maksymalnie 20 pkt).

Zastrzeżenia Zamawiającego:
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury udzielenia zamówienia zgodnie
z art. 701 § 3 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121, z późn. zm).
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w programie godzinowym warsztatów i spotkań,
o których poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 4 dni przed organizowanymi warsztatami. Tym samym mogą ulec zmianie założenia dot. wynajmu sal szkoleniowych przewidzianych
w niniejszym zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia bądź zmniejszenia ilości sal szkoleniowych
w zależności od możliwości organizacyjnych Wykonawcy.
4. Szczegółowy harmonogram szkolenia zostanie uzgodniony z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zamówieniu polegających na zmniejszeniu zamówienia z związku ze zmniejszeniem ilości osób. Ostateczną liczbę osób Zamawiający zgłosi do 2 dni roboczych przed terminem spotkań.
6. Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
7. Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów noclegu dla uczestników spotkania (przedstawicieli: członków Związku Subregionu Centralnego oraz pracowników Górnośląsko – Zagłębiowskiej Metropolii) w dniach 28-30 listopada oraz dla przedstawicieli Zamawiającego (pracownicy Biura Związku).

Przedstawiciele instytucji:
- Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego,
- Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach,
- Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego,
- Miasta Częstochowa,
- Miasta Bielsko-Biała
będą pokrywać koszt noclegu/-ów indywidualnie w terminie 29-30 listopada br.

8. Koszt noclegów dla wszystkich uczestników będzie rozliczany wg stawki brutto uwzględniającej zniżkę, podanej w propozycji cenowej Wykonawcy.
9. Konieczne jest zapewnienie i rezerwacja wymaganej liczby miejsc noclegowych
wg informacji zawartej w pkt 2.1 niniejszego zapytania ofertowego.
10. Forma płatności: płatność przelewem za zrealizowaną usługę w terminie do 14 dni od daty dostarczenia faktury do biura Związku na podstawie protokołu odbioru.
11. Zamawiający dopuszcza możliwość uiszczenia zaliczki w wysokości maks. 30% wartości usługi.
12. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę na świadczenie ww. usług.
13. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.
14. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom, a także nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego

Bojkowska 35A

44-100 Gliwice

śląskie , Gliwice

32 461 22 50

32 461 22 51

6312651874

POPT.03.01.00-IZ.00-00-001/15

Zamówienie jest realizowane w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.

Rozstrzygnięte

Oferta wpłynęła: 27.07.2018
Nazwa i adres wykonawcy: Centrum Kongresowe Plus sp. z o.o., ul. Rymerska 2, lok. 2, 53-206 Wrocław, Oddział ul. Tetmajera 35, lok. 14, 34-500 Zakopane
Uzasadnienie wyboru: : Centrum Kongresowe Plus sp. z o.o. przedstawiła korzystną ofertę, spełniającą warunki zapytania ofertowego, z kryteriami wyboru:
1. cena – 60% (12 pkt)
2. standard obiektu– 40 % (8 pkt)

zdobywając niniejszym 18 punktów na łączną maksymalną kwotę realizacji 54 378,00 zł brutto.

Kompletny protokół z procedury udzielenia zmówienia został opublikowany na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem:
http://www.subregioncentralny.pl/biuletyn-informacji-publicznej/zamowienia-publiczne/postepowania-zakonczone/swiadczenie-uslug-noclegowych.html