Świadczenie usługi noclegowej, najmu powierzchni szkoleniowej oraz gastronomiczno-restauracyjnej na potrzeby organizacji dwudniowych warsztatów

Zakończone

Zmieniony został tytuł: Świadczenie usługi noclegowej, najmu powierzchni szkoleniowej oraz gastronomiczno-restauracyjnej na potrzeby organizacji trzydniowych warsztatów.

Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres biuro@subregioncentralny.pl do dnia 24.09.2019 r.

biuro@subregioncentralny.pl

Małgorzata Płonka

324612249

Przedmiotem zamówienia jest usługa noclegowa, najem sal szkoleniowych oraz świadczenie usług gastronomicznych w terminie 25-27.11.2019 r. Dopuszcza się zmianę terminu na wniosek Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą. Warsztaty prowadzone będą równolegle w dwóch grupach wg szczegółowej specyfikacji.

Usługi

Usługi hotelarskie

Województwo: śląskie Powiat:

Przedmiotem zamówienia jest usługa noclegowa, najem sal szkoleniowych oraz świadczenie usług gastronomicznych w terminie 25-27.11.2019 r. Dopuszcza się zmianę terminu na wniosek Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą. Warsztaty prowadzone będą równolegle w dwóch grupach wg szczegółowej specyfikacji.

1 Zakres zamówienia

1.1 Usługi hotelowe:
Nocleg w hotelu o standardzie nie mniejszym niż 3*, położonym na obszarze Beskidu Śląskiego dla:
- maks. 40 osób w dniu 25-26.11.2019 r. (koszt noclegu pokrywany przez Zamawiającego);
- maks. 80 osób w dniach 26-27.11.2019 r. (koszt noclegu pokrywany przez Zamawiającego oraz indywidualnie przez uczestników konferencji).

Usługi hotelowe muszą być świadczone w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Wśród oferowanych pokoi, 12 z nich może być przeznaczonych do zakwaterowania 2 osób (warunek: 2 oddzielne łóżka).
Każdy z pokoi musi posiadać także: łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą oraz okno z możliwością otwarcia. W cenę pokoju powinno być wliczone śniadanie w formie bufetu oraz ewentualna opłata klimatyczna.
Wszystkie pokoje, sala, w której będą podawane posiłki oraz sale warsztatowe powinny znajdować się w jednym kompleksie hotelowym.
Zamawiający zastrzega, że całkowita liczba uczestników może zostać zmniejszona o maksymalnie 15 osób. Ostateczna liczba osób i pokoi zostanie potwierdzona przez zamawiającego na 5 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania.

1.2. Sale warsztatowe:
Zapewnienie w terminie:
- 25.11.2019 r. jednej sali plenarnej dla maks. 40 osób (ustawienie kinowe). Godziny najmu sali: 10.00-18.00;
- 26.11.2019 r. jednej sali plenarnej dla maks. 80 osób (ustawienie kinowe) oraz dwóch sal warsztatowych (każda dla maks. 40 osób – ustawienie podkowa). Godziny najmu sal: 10.00-18.00;
- 27.11.2019 r. jednej sali plenarnej dla dla maks. 80 osób (ustawienie kinowe) oraz dwóch sal warsztatowych (każda dla maks. 40 osób – ustawienie podkowa). Godziny najmu sal: 9.00-13.00.

Każda z sal powinna zawierać:
- stoły i krzesła w przypadku sali plenarnej tylko krzesła oraz stół prezydialny z nagłośnieniem
i 2-3 mikrofonami bezprzewodowymi do dyspozycji uczestników,
- ekran projekcyjny,
- klimatyzację,
- projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
- mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
- łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacze),
- flipchart wraz z kartkami i markerami,
- laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
- pilot do zmieniania slajdów,
- bezprzewodowy dostęp do Internetu,
- zapewnienie obsługi technicznej sprzętu podczas spotkania.

Dodatkowo konieczne jest również zapewnienie:
- miejsca przed salą plenarną na stół rejestracyjny (min. 3 stoły)
- sali na organizację wieczornego spotkania integracyjnego w dniu 26.11.2019 r. wraz z obsługą, nagłośnieniem i prowadzeniem imprezy przez profesjonalnego DJ’a.

Sale nie powinny zawierać w swoim układzie kolumn, które utrudniałyby ustawienie krzeseł bądź też zlokalizowane byłyby w sposób zakłócający kontakt wzrokowy prowadzącego z uczestnikami spotkania. Sale powinny być widne.

55120000-7

Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

c.d Przedmiotu zamówienia:
1.3. Usługi gastronomiczno-restauracyjne:

25 listopada 2019 r. dla grupy maks. 40 osób:
- serwis kawowy ciągły w godz. 10:00-17.00 w formie bufetu składającego się z kawy podawanej
z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków typu mleko, cukier, cytryna w plastrach, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, porcji owoców, co najmniej dwóch rodzajów ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki. Dodatkowo, w czasie pierwszej przerwy kawowej świeże ciasto dla każdego z uczestników – 1 kawałek / 1 osobę. Serwis kawowy wraz z zastawą porcelanową i szklaną może znajdować się w salach odbywania się warsztatów bądź w korytarzu przy salach warsztatowych. Powinna być zapewniona obsługa kelnerska;
- obiad (bufetowy lub serwowany w sali restauracyjnej) ok. godz. 13:00, składający się zupy, dwóch dań głównych do wyboru, deseru oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;
- kolacja serwowana ok. godz. 19:00, składająca się z dwóch dań głównych do wyboru oraz dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub pieczonych mięs) oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich.

26 listopada 2019 r. dla grupy maks. 80 osób:
- serwis kawowy ciągły w godz. 9.30-18.00 w formie bufetu składającego się z kawy podawanej
z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków typu mleko, cukier, cytryna w plastrach, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, porcji owoców, suchych, drobnych ciasteczek co najmniej w 2 rodzajach typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki. Dodatkowo, w czasie pierwszej przerwy kawowej świeże ciasto dla każdego z uczestników – 1 kawałek / 1 osobę. Serwis kawowy wraz z zastawą porcelanową i szklaną powinien znajdować się w jednej sali zlokalizowanej w pobliżu miejsca odbywania się warsztatów i spotkań bądź w korytarzu przy salach warsztatowych. Jeśli sale zlokalizowane są na różnych piętrach obiektu hotelowego, serwis kawowy powinien być przygotowany również przy tych salach. Powinna być zapewniona obsługa kelnerska;
- obiad (bufetowy lub serwowany w sali restauracyjnej) ok. godz. 13:00, składający się
z zupy, dwóch dań głównych do wyboru, deseru oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;
- kolacja serwowana w sali restauracyjnej ok. godz. 20:00, składająca się z dwóch dań głównych do wyboru oraz dań zimnych do wyboru (np. deska serów i/lub pieczonych mięs) oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich. Wykonawca powinien zapewnić również osobne, odizolowane pomieszczenie, pozwalające usiąść wszystkim uczestnikom przy jednym stole, gdyż po głównej części kolacji zaplanowano spotkanie integracyjne.
- bufet z daniami zimnymi np. deska serów i/lub pieczonych mięs) oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich. Bufet dostępny dla gości przez cały czas trwania muzycznej części spotkania. Zamawiający nie wymaga aby bufet zlokalizowany był w tym samym miejscu co część muzyczna.

27 listopada 2019 r. dla grupy maks. 80 osób:
- przerwy kawowe ciągłe w godz. 09.00-13.00 w formie bufetu składającego się z kawy podawanej
z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków typu mleko, cukier, cytryna w plastrach, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych, porcji owoców, suchych, drobnych ciasteczek co najmniej w 3 rodzajach. Dodatkowo, w czasie pierwszej przerwy kawowej świeże ciasto dla każdego
z uczestników – 1 kawałek / 1 osobę. Serwis kawowy wraz z zastawą porcelanową i szklaną powinien znajdować się w jednej sali zlokalizowanej w pobliżu miejsca odbywania się warsztatów i spotkań bądź w korytarzu przy salach warsztatowych. Jeśli sale zlokalizowane są na różnych piętrach obiektu hotelowego, serwis kawowy powinien być przygotowany również przy tych salach. Powinna być zapewniona obsługa kelnerska;
- obiad (bufetowy lub serwowany w sali restauracyjnej) ok. godz. 13:00, składający się z zupy, dwóch dań głównych do wyboru, deseru oraz napojów (w tym soki owocowe, woda stołowa, kawa, herbata wraz z dodatkami) – z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich;

Do oferty cenowej konieczne jest dołączenie propozycji menu na każdy dzień. Posiłki (obiady, kolacje) oraz świeże ciasto każdego dnia powinny być inne.

Termin realizacji zamówienia: 25-27.11.2019 r. Dopuszcza się zmianę terminu na wniosek Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą.

• Zapytanie ofertowe
• Załącznik nr 3 - RODO
• Załącznik nr 2 - oświadczenie o braku powiązań
• Załącznik nr 1 - propozycja cenowa

Brak pytań i wyjaśnień

Ośrodek musi posiadać status hotelu minimum trzygwiazdkowego (nie są dopuszczane oferty składane przez centra konferencyjne czy pensjonaty). Jednocześnie, Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez hotele będące w trakcie remontu w terminie realizacji niniejszego zamówienia.

Hotel musi być zlokalizowany na obszarze Beskidu Śląskiego.
Hotel musi dysponować bezpłatnym parkingiem dla co najmniej 20 samochodów.

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia.

Wykonawca przygotowuje i przedstawia ofertę uwzględniającą:
1. Ofertę cenową brutto i netto na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik
nr 1 do zapytania. Cena powinna zawierać wszystkie koszty realizacji wskazanej usługi wraz
z uwzględnieniem prowadzenia muzycznego części spotkania po uroczystej kolacji w dniu
26 listopada br.
2. Podpisane, opieczętowane oświadczenie (załącznik nr 2) o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych z Zamawiającym .
3. Oświadczenie RODO (załącznik nr 3).
4. Przykładowe zdjęcia oferowanych sal szkoleniowych oraz pokoi, jeżeli Wykonawca nie posiada zdjęć na stronie internetowej.
5. Propozycji menu na każdy dzień. Posiłki (obiady, kolacja) oraz świeże ciasto każdego dnia powinny być inne.

Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena realizacji zadania.
Cena = 100%

Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego

Bojkowska 35A

44-100 Gliwice

śląskie , Gliwice

32 461 22 50

32 461 22 51

6312651874

POPT.03.01.00-IZ.00-00-001/15

Rozstrzygnięte

Centrum Sportowo – Rekreacyjne „Zawodzie” Sp. z o.o. ul. Grażyńskiego 10, 43-450 Ustroń
Data wpływu oferty: 16.09.2019
Cena: 54 300,00 zł