Świadczenie usług cateringowych na potrzeby organizacji spotkań w 2019 r.

Zakończone

W zapytaniu ofertowym, w dziale Wymagania w stosunku do wykonawcy dokonuje się następujących zmian:

1) Usuwa się punkt 2 o brzmieniu „Nie dopuszcza się składania ofert przez firmy nieposiadające statusu restauracji”.

Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres biuro@subregioncentralny.pl do dnia 10.01.2019 r., do godziny 12:00.

biuro@subregioncentralny.pl

Małgorzata Płonka, Anna Dobras

32 461 22 50

Przedmiotem zamówienia będzie usługa cateringowa na potrzeby organizacji spotkań w 2019 r. na terenie całego Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego.

Usługi

Usługi cateringowe

Województwo: śląskie Powiat: Gliwice Miejscowość: Gliwice

Przedmiotem zamówienia będzie usługa cateringowa na potrzeby organizacji spotkań w 2019 r. na terenie całego Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego.

Przedmiot zamówienia realizowany będzie wg następującej specyfikacji:
1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją spotkań informacyjnych/warsztatowych/ seminaryjnych oraz w związku z organizacją Zebrań Zarządu Związku w 2019 r., a także Walnego Zebrania Członków Związku.
2. Spotkania informacyjne w 90% odbywają się w głównych miastach Subregionu tj. Gliwicach, Tarnowskich Górach, Katowicach, Tychach, Sosnowcu. Zebrania Zarządu oraz spotkania warsztatowo – seminaryjne odbywają się w Gliwicach, natomiast Walne Zebrania Członków Związku w Katowicach.
3. Miejsce świadczenia usług wymienionych w pkt. 1 zostanie każdorazowo ustalone przed organizowanym spotkaniem w zależności od wynajętej sali. Zamawiający zastrzega możliwość trzykrotnej zmiany lokalizacji cateringu w przypadku organizacji spotkania w innym miejscu na terenie Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego.
4. Jednorazowe zamówienie może obejmować usługi cateringowe świadczone podczas spotkań organizowanych dla min. 15 osób, a max 140 osób, przy czym 90% spotkań organizowanych przez Biuro Związku jest dla maksymalnie 35 osób. Zamawiający dopuszcza zwiększenie ilości osób o max. 10.
5. Terminy spotkań będą ustalane z Wykonawcą:
• 7 dni przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla 15 – 35 osób
• 14 dni przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla max. 140 osób

Przedmiot zamówienia realizowany będzie wg następującej specyfikacji:
1. W ramach świadczonej usługi Wykonawca zobowiązuje się przygotować i dostarczyć w ustalonych z Zamawiającym terminach spotkań wysokiej jakości produkty spożywcze wraz ze stolikami, zastawą porcelanową, szklaną oraz sztućcami.
2. Szczegółowy zakres usług gastronomicznych znajduje się w załącznikach (zapytanie ofertowe).
3. Serwis kawowy i lunch zostaną rozłożone w miejscu wskazanym każdorazowo przez Zamawiającego.
4. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić:
 stoły koktajlowe tzw. „bociany” nakryte białym/ecru materiałem lub obrusem – min. 1 sztuka/4 osoby,
 stoły, na których będzie podawany serwis kawowy i lunch,
 białe, eleganckie obrusy do nakrycia stołów.
5. Temperatura dań podawanych na ciepło nie powinna być niższa niż 75 stopni Celsjusza - zupy oraz 63 stopni Celsjusza - drugiego dania.
6. Dania gorące powinny być serwowane w podgrzewanych lub trzymających ciepło, chromowanych bemarach. Dania zimne oraz ciasta i ciastka powinny być podane na ceramicznych półmiskach lub chromowanych tacach, dodatki warzywne - w ceramicznych lub szklanych miskach, sztućce powinny być stalowe - nierdzewne, do zimnych napojów i wody powinny być zapewnione szklanki.
7. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport żywności w odpowiednich pojemnikach, odpowiednio przystosowanym środkiem transportu do przewozu żywności zgodnie z obowiązującym prawem
8. Serwis kawowy powinien być dostępny dla uczestników od rozpoczęcia spotkania aż do jego zakończenia, a lunch – w czasie przerwy obiadowej.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
 stworzenia nowego zestawu z wymienionych propozycji menu,
 zamówienia wyłącznie serwisu kawowego lub lunchu,
 zamówienie serwisu kawowego bez kanapek,
 zmian w programie godzinowym.
10. Usługa będzie realizowana sukcesywnie zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego.
11. Zamawiający nie gwarantuje zrealizowania całości przedmiotu zamówienia.
12. Zamawiający zapewni wydzieloną przestrzeń (np. holl) na ustawienie przez Wykonawcę stołów, niezbędnego sprzętu gastronomicznego oraz jedzenia.
13. Niedopuszczalne jest przygotowywanie dań poprzez ich gotowanie przez Wykonawcę na miejscu wydarzenia przed spotkaniem.
14. Zamawiający nie zapewnia dodatkowego pomieszczenia do przygotowania/przechowania posiłków (zaplecza kuchennego). Zamawiający nie zapewnia również możliwości podłączenia urządzeń elektrycznych.
15. Zamawiający dopuszcza udzielenie zamówienia dodatkowego związanego z innymi elementami składowymi poczęstunku cateringowego, niż wskazane w ofercie, w oparciu o dostępne menu restauracji, na dzień składania zamówienia, po uzgodnieniach z Wykonawcą.

55000000-0

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Usługi świadczone będą w związku z organizacją spotkań informacyjnych/warsztatowych/ seminaryjnych oraz w związku z organizacją Zebrań Zarządu Związku w 2019 r., a także Walnego Zebrania Członków Związku.

Spotkania informacyjne w 90% odbywają się w głównych miastach Subregionu tj. Gliwicach, Tarnowskich Górach, Katowicach, Tychach, Sosnowcu. Zebrania Zarządu oraz spotkania warsztatowo – seminaryjne odbywają się w Gliwicach, natomiast Walne Zebrania Członków Związku w Katowicach.

Terminy spotkań będą ustalane z Wykonawcą:
• 7 dni przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla 15 – 35 osób
• 14 dni przed wydarzeniem w przypadku usług świadczonych dla max. 140 osób

• Modyfikacja zapytania ofertowego
• Zapytanie ofertowe
• Propozycja cenowa
• Oświadczenie o braku powiązań

Brak pytań i wyjaśnień

Wykonawca musi:
 posiadać lokal gastronomiczny, w którym będą przygotowywane dania na zlecenie Zamawiającego,
 posiadać decyzję Państwowej Inspekcji Sanitarnej (SANEPIDU) stwierdzającą spełnienie wymagań sanitarnych koniecznych do zapewnienia higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej,
 wykonać przedmiot zamówienia, w szczególności estetycznie podawać dania zgodnie z wymogami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego,
 zapewnić jednakową gramaturę podawanych potraw zgodnych z zapytaniem ofertowym,
 zapewnić wykwalifikowanych pracowników (kucharzy, kelnerów), posiadających certyfikaty
z odbytych kursów/szkoleń dotyczących branży gastronomicznej,
 zapewnić kosz na śmieci, usunięcie i wywóz odpadów na swój koszt.

Wykonawca musi:
 zapewnić wykwalifikowanych pracowników (kucharzy, kelnerów), posiadających certyfikaty
z odbytych kursów/szkoleń dotyczących branży gastronomicznej,

Wykonawca musi:
 posiadać min. 1 samochód do dowozu cateringu, zatwierdzony i odebrany przez Państwową Inspekcję Sanitarną (SANEPID),
 dostarczyć przedmiot zamówienia na miejsce wykonywania usług na swój koszt i ryzyko,
 zapewnić kosz na śmieci, usunięcie i wywóz odpadów na swój koszt.

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych, dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia.

PROPOZYCJA POWINNA ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE DOKUMENTY:
1. Ofertę cenową brutto na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania,
2. Propozycję ok. 10 zestawów posiłków do wyboru przez Zamawiającego na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania,
3. Podpisane, opieczętowane oświadczenie o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych
z Zamawiającym – załącznik nr 2,
4. Kserokopia decyzji Państwowej Inspekcji Sanitarnej (SANEPIDU) stwierdzającą spełnienie wymagań sanitarnych koniecznych do zapewnienia higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej (zapewnienie możliwości okazania oryginału do wglądu na życzenie Zamawiającego),
5. Kserokopia dokumentu potwierdzającego posiadanie min. 1 samochodu do dowozu cateringu zatwierdzonego i odebranego przez Państwową Inspekcję Sanitarną (SANEPID), (zapewnienie możliwości okazania oryginału do wglądu na życzenie Zamawiającego),
6. Przykładowe zdjęcia zrealizowanych usług cateringowych,

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt):
 cena – 60% (60 pkt.),
 referencje – 20% (20 pkt.),
 estetyka – 20% (20 pkt.),

WZORY OBLICZEŃ:
1. cena:
 cena najniższa / cena badanej oferty x 60 pkt.

2. referencje:
 5 referencji sporządzonych w ciągu 3 ostatnich lat poprzedzających termin składania ofert
z zastrzeżeniem, że mają dotyczyć przygotowania usług cateringowych dla co najmniej 2 imprez na ponad 50 osób. (każda dostarczona referencja to 4 % czyli 4 pkt.) Ocena: min 0 pkt. – max 20pkt.

Uwaga! Więcej niż 5 referencji odpowiadających wymaganiom Zamawiającego - 20pkt. Za kryterium „referencje” Wykonawca można uzyskać max 20 pkt.

3. estetyka:
 przedstawienie dokumentacji zdjęciowej w postaci albumu/portfolio serwowanych potraw. Za kryterium „estetyka” punkty przyznawane przez członków komisji. Wykonawca można uzyskać max 20 pkt
• bardzo dobra – 20 pkt.
• dobra – 10 pkt.
• dostateczna – 5 pkt.
• nieakceptowalna – 0 pkt.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

Nie dopuszcza się składania ofert przez firmy nieposiadające statusu restauracji.

Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego

Bojkowska 35A

44-100 Gliwice

śląskie , Gliwice

32 461 22 50

32 461 22 51

6312651874

POPT.03.01.00-IZ.00-00-001/15

Rozstrzygnięte

Future Processing Sp. z o.o.
ul. Bojkowska 37A
44-100 Gliwice

Data założenia oferty: 09.01.2019 r.
Cena: 126 000 zł brutto (słownie: sto dwadzieścia sześć tysięcy).