Kompleksowa obsługa księgowa i kadrowo- płacowa stowarzyszenia

Zakończone

Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres biuro@subregioncentralny.pl do dnia 19.12.2018 r.

biuro@subregioncentralny.pl

Małgorzata Płonka lub Anna Dobras

tel. 32 461 22 49 lub tel. 32 461 22 50

Przedmiotem zapytania jest koszt kompleksowej obsługi księgowej (prowadzenia ksiąg rachunkowych) oraz kadrowo-płacowej Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego w terminie 01.01.2019 r. – 30.06.2021 r.

Usługi

Usługi inne

Województwo: śląskie Powiat: Gliwice Miejscowość: Gliwice

Związek Subregionu Centralnego jest stowarzyszeniem 81 jednostek samorządu terytorialnego, powołanym przede wszystkim w celu efektywnego wykorzystania środków finansowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, a w szczególności w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych. Szczegółowy zakres zadań przedstawiony jest
w załączonym Statucie Związku.

Założenia do prowadzenia kompleksowej księgowości
Związek, dla płynności swojego działania ustalił składkę członkowską:
a) dla gmin ustala się w wysokości 18 gr od mieszkańca gminy w stosunku rocznym
b) dla powiatów ziemskich ustala się w wysokości 5 gr od mieszkańca powiatu w stosunku rocznym
Składki są płacone kwartalnie, w terminie do ostatniego dnia pierwszego miesiąca danego kwartału, w wysokości ¼ rocznej kwoty. Za podstawę naliczenia składki członkowskiej w danym roku przyjmuje się liczbę mieszkańców gminy/powiatu na podstawie danych opublikowanych przez Główny Urząd Statystyczny wg stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego. Szacunkowy roczny wpływ ze składek będzie wynosił 530 tys. zł.
W ramach obsługi księgowej przewiduje się również wystawianie przez Wykonawcę dokumentów źródłowych – not księgowych – dotyczących przychodów stowarzyszenia.

W ramach zewnętrznej obsługi kadrowej i kadrowo - płacowej planuje się zlecenie między innymi:
• obsługę w zakresie sprawozdawczości GUS
• prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
• prowadzenie ewidencji wyposażenia
• sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących spraw finansowych i kadrowych, do jakich zobowiązane jest stowarzyszenie
• rozliczanie składek członkowskich

Założenia dotyczące obsługi osobowo-płacowej
Aktualne zatrudnienie w Biurze Związku w oparciu o umowę o pracę wynosi – 10 osób (dziewięciu pracowników Biura oraz Dyrektora Biura).
Umowy cywilnoprawne- średnio ok. 11 umów miesięcznie.
Ilość dokumentów: średnio ok. 100 miesięcznie, w tym ok. 25-30 delegacji służbowych.
W ramach zewnętrznej obsługi kadrowej i kadrowo - płacowej planuje się zlecenie między innymi:
• Sporządzanie list płac (wynagrodzenia zasadnicze, premie, nagrody kwartalne, nagrody specjalne, ryczałty za samochód prywatny)
• Rozliczenia umów cywilnoprawnych
• Prowadzenie teczek pracowniczych
- kontrola kompletności dokumentów
- kontrola terminowości wykonania badań lekarskich
- kontrola terminowości wykonania szkoleń BHP
- kontrola ważności umów
• Przygotowywanie dokumentów związanych z nieobecnością pracowników
• Przygotowywanie zestawień rocznych
• Prowadzenie kart przychodów pracowników
• Przygotowywanie deklaracji ZUS
• Wyliczenia podatku od wynagrodzeń
• Kompleksowa obsługa w okresie zatrudnienia (pisma, notatki, aneksy)
• Kompleksowa obsługa w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników

79000000-4

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania

Świadczenie usługi w terminie 01.01.2019 r. – 30.06.2021 r

• Zapytanie ofertowe
• Propozycja cenowa
• Oświadczenie o braku powiązań
• Oświadczenie o spełnieniu warunków
• Wykaz osób
• Wykaz zrealizowanych usług

Brak pytań i wyjaśnień

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – wykonali (lub nadal wykonują): co najmniej 10 zamówień, polegających na świadczeniu usługi bieżącej obsługi księgowej podmiotów/projektów współfinansowanych z funduszy unijnych – każdorazowo trwających nie krócej niż przez okres 6 kolejnych miesięcy. Wykonawca potwierdza spełnianie powyższego warunku poprzez łączne złożenie:
a) oświadczenia (Załącznik nr 3);
b) wykazu wykonanych zamówień (Załącznik nr 4);

Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować: minimum 1 osobą, która: posiada co najmniej 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu pełnej księgowości stowarzyszeń oraz dysponuje odpowiednim system księgowym. Wykonawca potwierdza spełnianie powyższego warunku poprzez łączne złożenie:
a) oświadczenia (Załącznik nr 3);
b) wykazu osób, które uczestniczyć będą w wykonywaniu zamówienia (Załącznik nr 5).

1. Osobisty kontakt Wykonawcy z Zamawiającym.
2. Możliwość osobistego przekazywania dokumentów finansowo-księgowych oraz kadrowo-płacowych co najmniej raz w miesiącu.
3. W razie konieczności uczestnictwo przedstawicieli Wykonawcy w spotkaniach organów Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego.
4. Koszty dojazdu do siedziby Zamawiającego jak do miejsc odbywania się posiedzeń organów Związku wliczone powinny być w koszt wynagrodzenia Wykonawcy.
5. Rozliczenia z Wykonawcą odbywać się będą na podstawie wystawionej faktury VAT według miesięcznego stałego ryczałtu za obsługę księgową oraz ilości faktycznie prowadzonych kadr i płac oraz umów cywilnoprawnych w danym miesiącu a także zrealizowanych szkoleń BHP.

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych
w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt)
1) Cena – 80 pkt. (80%)
2) Doświadczenie w zakresie obsługi finansowo-księgowej projektów unijnych – skala 0-10 pkt. (10%)
3) Realizacja szkoleń wstępnych i okresowych w siedzibie Zamawiającego – 10. pkt (10%)

WZORY OBLICZEŃ:
1) cena
cena najniższa / cena badanej oferty x 80 pkt.
2) doświadczenie w zakresie obsługi finansowo-księgowej projektów unijnych – skala 0-10 pkt
Doświadczenie punktowane jest za każde wykonane zamówienie polegające na obsłudze finansowo-księgowej projektów unijnych, tj. 1 pkt. za każdą wykonaną realizację usługi wskazaną w załączniku nr 4 (max. do 10 pkt.)

3) realizacja szkoleń okresowych i kadrowych w siedzibie Zamawiającego
Tak – 10 pkt
Nie – 0 pkt
Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.

Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego

Bojkowska 35A

44-100 Gliwice

śląskie , Gliwice

32 461 22 50

32 461 22 51

6312651874

POPT.03.01.00-IZ.00-00-001/15

Rozstrzygnięte

OPI Biuro Rachunkowości i Finansów Agnieszka Olbryś, ul. Jasna 28, 44-100 Gliwice
Data złożenia oferty: 19.12.2018
Cena: 75 507,00 zł brutto