ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 11 sierpnia 2020 roku dotyczące zamówienia usługi noclegu z wyżywieniem oraz zapewnienia sal szkoleniowych woj. warmińsko-mazurskie

Zakończone

Zakres zmian:
Treść ogłoszenia została zmieniona - w związku z informacją o planowanej ilości uczestników zmieniono zapytanie określając liczbę maksymalną uczestników tj. 25 osób oraz zmieniając konieczność posiadania dwóch sal szkoleniowych dla dwóch grup na jedną salę szkoleniową dla jednej grupy maksymalnie liczącej 25 osób.

Ponadto poprawiono omyłkę pisarską w treści opisowej na informację zgodną z lokalizacją pożądaną przez Zamawiającego.

Zmiany zostały zaznaczone kolorem czerwonym. Zmiany skutkują wydłużeniem terminu na przysyłanie ofert do dn. 20.08.2020.

1. Oferty podpisane i zeskanowane w formacie pdf należy przesłać mailem na adres sprawnengo@gmail.com do dnia 19.08.2020 do godz. 20:00 w tytule wpisując „Oferta – nocleg, wyżywienie, sale szkoleniowe woj. Warmińsko-mazurskie”.

sprawnengo@gmail.com

Iga Kopeć

508081449

Przedmiotem zamówienia są usługi noclegu, wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych na terenie województwa warmińsko-mazurskiego w dn. 05.09.2020 – 06.09.2020.

1.Noclegi dla grupy maksymalnie 30 osób zorganizowane według następujących kryteriów:
1.1 Pokoje maksymalnie dwuosobowe z łazienką, (w przypadku zaistnienia sytuacji uczestnictwa w szkoleniu nieparzystej liczby osób pod względem płci, Oferent zapewni pokój jednoosobowy dla Kobiety lub Mężczyzny, w zależności od potrzeb).
1.2 Noclegi dla maksymalnie 30 osób w ramach 2- dniowego pobytu w terminie 05.09-06.09.2020 r.
2. Wyżywienie + przerwy kawowe dla grupy maksymalnie 30 osób realizowane wg poniższych kryteriów:
2.1 Wyżywienie + przerwy kawowe świadczone będą zgodnie z terminem noclegów przedstawionym w punkcie II podpunkt 1.2.
2.2 Wyżywienie podczas spotkania sieciującego 2 – dniowego obejmuje dla każdej osoby: 2 obiady, 1 kolację, 1 śniadanie.
2.3 Liczba przerw kawowych dla każdej osoby : 2.
2.4 Śniadanie ma zostać zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami (kawa, herbata) oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.).
2.5 Każdy obiad składać się ma z dwóch dań, deseru i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.), o których wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej w dniu realizacji usługi.
2.6 Kolacja składać się ma z dania ciepłego, zimnych przystawek, gorącego napoju (kawa i herbata), wody mineralnej oraz soku przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.), o których Wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi.
2.7 Przerwa kawowa składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, mleko), wody mineralnej, soków oraz ciast, ciastek, oraz słonych przekąsek
2.8 Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego (ustalony najpóźniej w dniu rozpoczęcia usługi).
3. Wynajem dwóch sal szkoleniowych dla grup maksymalnie 17 osób (liczebność jednej grupy maksymalnie 17 osób – łącznie nie więcej niż 30 osób) zgodnie z poniższymi kryteriami:
3.1 Sala wielkościowo umożliwiająca w sposób komfortowy przeprowadzenie spotkania sieciującego dla maksymalnie 17 osób o powierzchni co najmniej 40 metrów kwadratowych.
3.2 Sala wyposażona w stoły, krzesła z możliwością ich przestawiania, sala musi posiadać okna umożliwiające wietrzenie sali dostępne z poziomu podłogi, wyposażone w przesłony zapobiegające nadmiernemu nasłonecznieniu sali.
3.3. Temperatura w sali minimum 21 stopni, maksymalnie 26 stopni.
3.4 Sala wyposażona w następujący sprzęt: projektor, ekran projekcyjny, tablica typu Flip chart, stały bezprzewodowy dostęp do Internetu.
3.5 W sali istnieć będzie możliwość przywieszania do ścian lub przygotowanych powierzchni kartek typu flipchart.
3.6 Na drzwiach wejściowych do budynku oraz wewnątrz hotelu, ze szczególnym uwzględnieniem drzwi sali, musi istnieć możliwość przywieszenia informacji o odbywającym się spotkaniu i o jego współfinansowaniu.
3.7 Sala będzie przekazana do dyspozycji Zamawiającego od godziny 08.00 dnia rozpoczynającego spotkanie do godziny 20.00 dnia kończącego spotkanie sieciujące.
3.8 Sala wynajmowana będzie zgodnie z terminem przedstawionym w punkcie II podpunkt 1.2 z uwzględnieniem punktów od 3.1 do 3.7.

Usługi

Usługi hotelarskie

Województwo: warmińsko-mazurskie Powiat: Miejscowość: zostanie wybrana przed rozpoczęciem szkoleń

Celem zamówienia jest wybór wykonawcy w zakresie zorganizowania szkolenia w ramach projektu (nocleg, wyżywienie, wynajem sal)

Przedmiotem zamówienia są usługi noclegu, wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych na terenie województwa warmińsko-mazurskiego w dn. 05.09.2020 – 06.09.2020.

55000000-0

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

• 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
• 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

1. Oferty podpisane i zeskanowane w formacie pdf należy przesłać mailem na adres sprawnengo@gmail.com do dnia 19.08.2020 do godz. 20:00 w tytule wpisując „Oferta – nocleg, wyżywienie, sale szkoleniowe woj. Warmińsko-mazurskie”.
2. realizacja usługi 05.09.2020 - 06.09.2020

• zapytanie ofertowe wraz z załącznikami poprawione w dn. 12.08.2020

Brak pytań i wyjaśnień

Opisano w zapytaniu ofertowym

Opisano w zapytaniu ofertowym

Opisano w zapytaniu ofertowym

Sytuacja ekonomiczna i finansowa Wykonawcy musi pozwalać na efektywną realizację usługi.

Opisano w zapytaniu ofertowym

Opisano w zapytaniu ofertowym

Opisano w zapytaniu ofertowym

Nie dotyczy

1. Zamawiający przy wyborze ofert będzie się kierować następującymi kryteriami:

A: cena - 50 punktów,

- Sposób obliczenia:
KU = (CRn/CRo) x 50 punktów

KU - wartość punktowa: Koszt Usługi
CRn - cena brutto za całościową usługę wg najkorzystniejszej oferty
CRo - cena brutto za całościową usługę wg ocenianej oferty

B: zapewnienie bezpłatnego parkingu dla powyżej 20 samochodów (20 miejsc to wymóg obligatoryjny) – 5 pkt,

- sposób obliczenia:
a) deklaracja zapewnienia miejsc parkingowych dla 20 samochodów – 0 pkt
b) deklaracja zapewnienia miejsc parkingowych dla więcej niż 20 samochodów – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1


C: zapewnienie środków ochrony osobistej dla wszystkich uczestników biorących udział w szkoleniu (maseczek ochronnych lub przyłbic) – 5 pkt,

- sposób obliczenia:
a) deklaracja zapewnienia środków ochrony osobistej dla wszystkich uczestników – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

Aspekty społeczne

D. podmiot będący podmiotem ekonomii społecznej - 20 pkt,

- sposób obliczenia:
a) potwierdzenie statusu podmiotu ekonomii społecznej w postaci dokumentu potwierdzającego ten status – 20 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

E: przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi osób niepełnosprawnych - 5 pkt

sposób obliczenia:
a) Deklaracja Wykonawcy przeszkolenia swoich pracowników z obsługi osób niepełnosprawnych – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

F: sporządzenie serwisu kawowego z kawy i innych wyrobów (np. cukierniczych) pochodzących ze Sprawiedliwego Handlu i/lub zakupionych od podmiotu ekonomii społecznej - 5 pkt

- sposób obliczenia:
a) deklaracja zakupu produktów ze Sprawiedliwego handlu i/lub od podmiotów ekonomii społecznej – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

G: zatrudnienie osób na umowę o pracę przy wykonywaniu zamówienia w zakresie przygotowywania posiłków (obsługa kuchni) - 10 pkt

- sposób obliczenia:
a) oświadczenie o zatrudnieniu osób na umowę o pracę przy wykonywaniu zamówienia w zakresie przygotowywania posiłków – min. 1 osoby – 10 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Wykonawcę równa się 100 i stanowi sumę przyznaną we wszystkich kryteriach:

A+B+C+D+E+F+G= suma przyznanych punktów

2. Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów uznana zostanie za najkorzystniejszą.
Dla złożonych ofert zostanie utworzona lista rankingowa. Miejsce na liście będzie uzależnione od oceny punktowej, w kolejności od najniższej do najwyższej.
W przypadku ofert, które uzyskają taką samą liczbę punktów Zamawiający podejmie negocjacje celem wyłonienia najniższej cenowo ofert dla przedmiotowego zapytania ofertowego.

3. Oferta zostanie rozpatrzona jeśli:
a. Oferent spełni kryteria i wymagania przedstawione w niniejszym zapytaniu
b. Oferta zostanie przedstawiona do 19.08.2020 do godz. 20:00 (data wpływu oferty)
c. Cena usługi zostanie przedstawiona w kwotach brutto (uwzględniających wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia przez Wykonawcę) w podziale na poszczególne części opisane w punkcie II niniejszego zapytania.
4. W przypadku gdy cena oferty spełniającej kryteria i wymagania przedstawione w punkcie 1 przekracza wartość środków dostępnych na realizację usługi, Zamawiający dopuszcza negocjację ceny oferty. Negocjacje zostaną przeprowadzone z Oferentem przedstawiającym najniższą cenę za usługi do osiągnięcia pułapu środków założonych na realizację działania w projekcie. W przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu Zamawiający rezygnuje z oferty.
5. Oferent wyraża zgodę na:
a. rezygnację z zamówionej usługi zawartej w punkcie II podpunkt 1.2 w terminie do 3 dni przed realizacją usługi,
b. proporcjonalne obliczenie sumy należnej za usługę w zależności od ilości osób uczestniczących w spotkaniu – informacja o ilości osób zostanie przekazana na 24 h przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający deklaruje ilość osób w przedziale 10 – 30 osób.
c. możliwość podjęcia negocjacji celem obniżenia ceny oferty.
6. Oferent potwierdza możliwość realizacji usługi zgodnie z przedstawionym w zapytaniu zakresem oraz terminem i miejscem.
7. Oferent przedstawi ofertę według załączonego wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1, 2, 3 do zapytania ofertowego.
8. Do oceny dopuszczone będą tylko oferty poprawnie wypełnione. Nie dopuszcza się modyfikacji Załącznika 1, 2, 3 (poza miejscami wskazanymi do wypełnienia/uzupełnienia).

Opisano w zapytaniu ofertowym.

PRACODAWCY POMORZA

al. Zwycięstwa 24

80-219 Gdańsk

pomorskie , Gdańsk

583400895

583400894

9570744558

sPrawny ekspert pozarządowy

POWR.02.16.00-00-0096/19-00

Zapytanie ofertowe przeprowadzane jest w ramach projektu s Prawny ekspert pozarządowy (POWR.02.16.00-00-0096/19) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Priorytet II: Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.6: Usprawnianie procesu stanowienia prawa przez Partnera projektu organizację Pracodawcy Pomorza.

Rozstrzygnięte

Hotel Omega sp.z o.o., ul.Sielska 4a, 10-802 Olsztyn data wpływu: 18.08.2020 godz. 15:51, cena zaproponowana w ofercie: nocleg 120 zł/osoba, wyżywienie 230 zł/osoba, wynajem sali 400 zł.

Kwoty zaproponowane mimo, iż najkorzystniejsze to w przypadku noclegu wraz z wyżywieniem przekraczały budżet zaplanowany w projekcie w wyniku negocjacji (których możliwość dały zapisy zapytania ofertowego) ustalono iż ostateczna cena usługi będzie wynosiła: nocleg 120 zł/osoba, wyżywienie 220 zł/osoba, wynajem sali 400 zł.