ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 17 lipca 2020 roku dotyczące zamówienia usługi noclegu z wyżywieniem oraz zapewnienia sal szkoleniowych

Zakończone

W dokumentach załączonych tj. w zapytaniu ofertowym wraz z załącznikami dodano punkt G do oświadczenia o spełnieniu kryteriów wyboru Wykonawcy. Brak było jednego z podpunktów. W dn. 20.07.2020 załączono poprawione dokumenty. Wykonawcy, którzy złożą ofertę na nieaktualnym wzorze zostaną poproszeni o poprawienie formularza. Poprawienie formularza nie ma wpływu na treść zapytania ofertowego a tym samym nie skutkuje wydłużeniem terminu przyjmowania ofert.

Przygotowanie oferty oraz data złożenia oferty:

1. Oferty podpisane i zeskanowane w formacie pdf należy przesłać mailem na adres sprawnengo@gmail.com do dnia 25.07.2020 do godz. 20:00 w tytule wpisując „Oferta – nocleg, wyżywienie, sale szkoleniowe”.
2. Oferta powinna być wypełniona wg wzoru – Załącznik nr 1, 2 i 3
3. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego
4. Oferta złożona po terminie uważana jest za nieważną.
5. Oferta powinna być kompletna. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.
6. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu Wykonawcy oraz opieczętowana pieczątką podmiotu biorącego udział w procedurze (o ile dotyczy).

sprawnengo@gmail.com

Iga Kopeć

508081449

Przedmiotem zamówienia są usługi noclegu, wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych na terenie województwa pomorskiego w dn. 01.08.2020 – 02.08.2020.

1.Noclegi dla grupy maksymalnie 30 osób zorganizowane według kryteriów opisanych w zapytaniu ofertowym
2. Wyżywienie + przerwy kawowe dla grupy maksymalnie 30 osób realizowane według kryteriów opisanych w zapytaniu ofertowym
3. Wynajem dwóch sal szkoleniowych dla grup maksymalnie 17 osób (liczebność jednej grupy maksymalnie 17 osób – łącznie nie więcej niż 30 osób) według kryteriów opisanych w zapytaniu ofertowym.

Usługi

Usługi hotelarskie

Województwo: pomorskie Powiat: Miejscowość: zostanie wybrana przed rozpoczęciem szkoleń

Rodzaj i przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia są usługi noclegu, wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych na terenie województwa pomorskiego w dn. 01.08.2020 – 02.08.2020.

1.Noclegi dla grupy maksymalnie 30 osób zorganizowane według następujących kryteriów:
1.1 Pokoje maksymalnie dwuosobowe z łazienką, (w przypadku zaistnienia sytuacji uczestnictwa w szkoleniu nieparzystej liczby osób pod względem płci, Oferent zapewni pokój jednoosobowy dla Kobiety lub Mężczyzny, w zależności od potrzeb).
1.2 Noclegi dla maksymalnie 30 osób w ramach 2- dniowego pobytu w terminie 01-02.08.2020 r.
2. Wyżywienie + przerwy kawowe dla grupy maksymalnie 30 osób realizowane wg poniższych kryteriów:
2.1 Wyżywienie + przerwy kawowe świadczone będą zgodnie z terminem noclegów przedstawionym w punkcie II podpunkt 1.2.
2.2 Wyżywienie podczas spotkania sieciującego 2 – dniowego obejmuje dla każdej osoby: 2 obiady, 1 kolację, 1 śniadanie.
2.3 Liczba przerw kawowych dla każdej osoby : 2.
2.4 Śniadanie ma zostać zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami (kawa, herbata) oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.).
2.5 Każdy obiad składać się ma z dwóch dań, deseru i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.), o których wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej w dniu realizacji usługi.
2.6 Kolacja składać się ma z dania ciepłego, zimnych przystawek, gorącego napoju (kawa i herbata), wody mineralnej oraz soku przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.), o których Wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi.
2.7 Przerwa kawowa składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, mleko), wody mineralnej, soków oraz ciast, ciastek, oraz słonych przekąsek
2.8 Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego (ustalony najpóźniej w dniu rozpoczęcia usługi).
3. Wynajem dwóch sal szkoleniowych dla grup maksymalnie 17 osób (liczebność jednej grupy maksymalnie 17 osób – łącznie nie więcej niż 30 osób) zgodnie z poniższymi kryteriami:
3.1 Sala wielkościowo umożliwiająca w sposób komfortowy przeprowadzenie spotkania sieciującego dla maksymalnie 17 osób o powierzchni co najmniej 40 metrów kwadratowych.
3.2 Sala wyposażona w stoły, krzesła z możliwością ich przestawiania, sala musi posiadać okna umożliwiające wietrzenie sali dostępne z poziomu podłogi, wyposażone w przesłony zapobiegające nadmiernemu nasłonecznieniu sali.
3.3. Temperatura w sali minimum 21 stopni, maksymalnie 26 stopni.
3.4 Sala wyposażona w następujący sprzęt: projektor, ekran projekcyjny, tablica typu Flip chart, stały bezprzewodowy dostęp do Internetu.
3.5 W sali istnieć będzie możliwość przywieszania do ścian lub przygotowanych powierzchni kartek typu flipchart.
3.6 Na drzwiach wejściowych do budynku oraz wewnątrz hotelu, ze szczególnym uwzględnieniem drzwi sali, musi istnieć możliwość przywieszenia informacji o odbywającym się spotkaniu i o jego współfinansowaniu.
3.7 Sala będzie przekazana do dyspozycji Zamawiającego od godziny 08.00 dnia rozpoczynającego spotkanie do godziny 20.00 dnia kończącego spotkanie sieciujące.
3.8 Sala wynajmowana będzie zgodnie z terminem przedstawionym w punkcie II podpunkt 1.2 z uwzględnieniem punktów od 3.1 do 3.7.

j.w.

55000000-0

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Przedmiotem zamówienia są usługi noclegu, wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych na terenie województwa pomorskiego w dn. 01.08.2020 – 02.08.2020.

• zapytanie ofertowe z załącznikami z dn. 20.07.2020

Brak pytań i wyjaśnień

. Obowiązkowe kryteria jakie musi spełnić Wykonawca:

1. W przypadku zaistnienia braku możliwości realizacji usługi z przyczyn losowych niezależnych od Oferenta, Oferent zapewni realizację usług w obiekcie o takim samym standardzie. Zarazem zastępczy obiekt spełni kryteria wymienione w punkcie II zapytania ofertowego.
2. W przypadku o którym mowa w p.1 Oferent zapewni transport grupy na własny koszt, z pierwotnego miejsca do miejsca zastępczego.
3. Obiekt zastępczy musi uzyskać akceptację Zamawiającego na minimum 3 dni przed terminem realizacji usługi. Ewentualne koszty związane z udzieleniem akceptacji ponosi Oferent (w szczególności koszty przejazdów, zakwaterowania i wyżywienia obsługi projektu).
4. Oferent dysponuje obiektem przystosowanym do obsługi osób niepełnosprawnych.
5. Ośrodek organizujący noclegi, wyżywienie + przerwy kawowe i wynajem sali będzie zlokalizowany w województwie pomorskim.
6. Ośrodek organizujący noclegi, wyżywienie + przerwy kawowe i wynajem sali, zapewni możliwość korzystania z bezpłatnego monitorowanego parkingu, zdolnego pomieścić minimum 20 samochodów dla uczestników spotkania sieciującego.
8. Na czas realizacji usługi Oferent nie będzie prowadził żadnych działań (np. prace remontowo-budowlane) wpływających na komfort pracy grupy.
9. Termin płatności do 30 dni roboczych od daty wystawienia faktury zgodnie z terminem przedstawionym w punkcie II podpunkt 1.2. Faktura wystawiana będzie po zakończonej realizacji. Zamawiający zastrzega możliwość wydłużenia terminu płatności w miarę posiadanych środków dostępnych na koncie projektowym.
10. Płatność za usługę będzie dokonywana w oparciu o kalkulację ilości osób biorących udział w spotkaniu – ilość osób zostanie potwierdzona na 24 h przed rozpoczęciem spotkania.

opisano w zapytaniu ofertowym

opisano w zapytaniu ofertowym

opisano w zapytaniu ofertowym

Sytuacja ekonomiczna i finansowa Wykonawcy musi pozwalać na efektywną realizację zamówienia.

Opisano w zapytaniu ofertowym.

Opisano w zapytaniu ofertowym

Przygotowanie oferty oraz data złożenia oferty:

1. Oferty podpisane i zeskanowane w formacie pdf należy przesłać mailem na adres sprawnengo@gmail.com do dnia 25.07.2020 do godz. 20:00 w tytule wpisując „Oferta – nocleg, wyżywienie, sale szkoleniowe”.
2. Oferta powinna być wypełniona wg wzoru – Załącznik nr 1, 2 i 3
3. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego
4. Oferta złożona po terminie uważana jest za nieważną.
5. Oferta powinna być kompletna. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.
6. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu Wykonawcy oraz opieczętowana pieczątką podmiotu biorącego udział w procedurze (o ile dotyczy).

nie dotyczy

1. Zamawiający przy wyborze ofert będzie się kierować następującymi kryteriami:

A: cena - 50 punktów,

- Sposób obliczenia:
KU = (CRn/CRo) x 80 punktów

KU - wartość punktowa: Koszt Usługi
CRn - cena brutto za całościową usługę wg najkorzystniejszej oferty
CRo - cena brutto za całościową usługę wg ocenianej oferty

B: zapewnienie bezpłatnego parkingu dla powyżej 20 samochodów (20 miejsc to wymóg obligatoryjny) – 5 pkt,

- sposób obliczenia:
a) deklaracja zapewnienia miejsc parkingowych dla 20 samochodów – 0 pkt
b) deklaracja zapewnienia miejsc parkingowych dla więcej niż 20 samochodów – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1


C: zapewnienie środków ochrony osobistej dla wszystkich uczestników biorących udział w szkoleniu (maseczek ochronnych lub przyłbic) – 5 pkt,

- sposób obliczenia:
a) deklaracja zapewnienia środków ochrony osobistej dla wszystkich uczestników – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

Aspekty społeczne

D. podmiot będący podmiotem ekonomii społecznej - 20 pkt,

- sposób obliczenia:
a) potwierdzenie statusu podmiotu ekonomii społecznej w postaci dokumentu potwierdzającego ten status – 20 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

E: przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi osób niepełnosprawnych - 5 pkt

sposób obliczenia:
a) Deklaracja Wykonawcy przeszkolenia swoich pracowników z obsługi osób niepełnosprawnych – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

F: sporządzenie serwisu kawowego z kawy i innych wyrobów (np. cukierniczych) pochodzących ze Sprawiedliwego Handlu i/lub zakupionych od podmiotu ekonomii społecznej - 5 pkt

- sposób obliczenia:
a) deklaracja zakupu produktów ze Sprawiedliwego handlu i/lub od podmiotów ekonomii społecznej – 5 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

G: zatrudnienie osób na umowę o pracę przy wykonywaniu zamówienia w zakresie przygotowywania posiłków (obsługa kuchni) - 10 pkt

- sposób obliczenia:
a) oświadczenie o zatrudnieniu osób na umowę o pracę przy wykonywaniu zamówienia w zakresie przygotowywania posiłków – min. 1 osoby – 10 pkt
Na podstawie informacji w załączniku nr 1

Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Wykonawcę równa się 100 i stanowi sumę przyznaną we wszystkich kryteriach:

A+B+C+D+E+F+G= suma przyznanych punktów

Opisano w zapytaniu ofertowym

PRACODAWCY POMORZA

al. Zwycięstwa 24

80-219 Gdańsk

pomorskie , Gdańsk

583400895

583400894

9570744558

sPrawny ekspert pozarządowy

POWR.02.16.00-00-0096/19-00

Zapytanie ofertowe przeprowadzane jest w ramach projektu sPrawny ekspert pozarządowy (POWR.02.16.00-00-0096/19) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Priorytet II: Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.6: Usprawnianie procesu stanowienia prawa przez Partnera projektu organizację Pracodawcy Pomorza.

Rozstrzygnięte

Hotel Victoria s.c., oferta wpłynęła 23.07.2020 13:30
cena:
a) noclegi – 130 zł/osoba
b) wyżywienie – 210 zł/osoba
c) wynajem sal – w cenie.