Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych NRF 2019 w Nowym Jorku

Zakończone

3. W dniu 28.12.2018r. wprowadzono następujące zmiany w zapytaniu ofertowym:
- zwiększono wielkość delegacji z jednej do dwóch osób, w związku z czym zmianie uległ opis przedmiotu zamówienia w następujących punktach:
· 4 doby, dla dwóch osób (2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy; odległość hotelu: do 3 km od targów NRF),
· Bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
· Ceny biletów powinny obejmować bagaż podręczny oraz bagaż rejestrowany dla dwóch osób,
- w związku z ww. zmianami, termin składania ofert pozostaje bez zmian, czyli do dnia 3.01.2019r.

2. W dniu 27.12.2018r. wprowadzono następujące zmiany w zapytaniu ofertowym:
- zmniejszono wielkość delegacji z dwóch do jednej osoby, w związku z czym zmianie uległ opis przedmiotu zamówienia w następujących punktach:
· 4 doby, dla jednej osoby (1 pokój jednoosobowy lub jeden pokój 2 osobowy; odległość
hotelu: do 3 km od targów NRF),
· Bilet lotniczy dla 1 osoby w obie strony,
· Cena biletu powinna obejmować bagaż podręczny oraz bagaż rejestrowany dla danej osoby
- w związku z ww. zmianami, zdecydowano o wydłużeniu terminu składania ofert do dnia 3.01.2019r.

1. W dniu 19.12.2018r. potencjalny oferent przesłał zapytanie, jego treść wraz z odpowiedzią została załączona w sekcji "Pytania i wyjaśnienia".

Oferta musi zostać złożona na formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego).
Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny. Każda oferta musi zawierać
nazwę i adres Oferenta. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisała osoba uprawniona do
reprezentowania Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną.
Oferent powinien podać w ofercie cenę za kompletną realizację przedmiotu zamówienia na
warunkach określonych w Zapytaniu Ofertowym oraz w rozbiciu na poszczególne części usługi
(zgodnie z Formularzem Ofertowym). Oferent w ramach przedkładanych dokumentów powinien
także wykazać spełnienie wyżej określonych warunków dopuszczających. Zaoferowana cena powinna
uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności w ramach zamówienia, oraz zawierać wszelkie
koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w
ofercie Oferenta i Zapytaniu Ofertowym.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych, rozpatrywane
będą wyłącznie oferty obejmujące pełny zakres przedmiotu zamówienia.
Oferty nie spełniające warunków udziału w postępowaniu i/lub nie zawierające pełnego zakresu
przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone.
Sposób składania ofert:
· osobiście pod adres: 9 BITS sp. z o.o. ul. Królewska 16, 00-103 Warszawa, godziny otwarcia
biura: 08:00 - 15:30.
· pocztą, listem poleconym, kurierem na adres: 9 BITS sp. z o.o. ul. Królewska 16, 00-103
Warszawa, godziny otwarcia biura: 08:00 – 15:30
· pocztą elektroniczną na adres mailowy: biuro@9bits.pl
Datą dostarczenia oferty jest data jej wpływu do siedziby Zamawiającego.

biuro@9bits.pl

Piotr Berliński

pberlinski@9bits.pl

Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych NRF
2019, które odbędą się w Nowym Jorku (USA) w JAVITS CENTER, 655 West 34th Street New York,
NY 10001. Termin wyjazdu 12-16.01.2019 r.
a) Organizacja i zapewnienie noclegów
Udział przedsiębiorstwa 9 BITS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w targach NRF w Nowym
Jorku, które odbędą się w terminie 13-15.01.2019r. (Termin wyjazdu 12.01.2019r. - 16.01.2019r.)
wymaga rezerwacji noclegów, w związku z powyższym proszę o wycenę, która zawiera następujące
elementy:
· 4 doby, dla dwóch osób (2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy; odległość
hotelu: do 3 km od targów NRF)
· Hotel – w standardzie minimum 4****(gwiazdkowy)
· Termin pobytu: 12-16 stycznia 2019r.
b) Organizacja i zapewnienie biletów lotniczych:
Udział przedsiębiorstwa 9 BITS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w targach NRF w Nowym
Jorku, które odbędą się w terminie 13-15.01.2019r. (termin wyjazdu 12.01.2019r. - 16.01.2019r.)
wymaga rezerwacji biletów lotniczych, w związku z powyższym proszę o wycenę, która zawiera
następujące elementy:
· Bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
· Cena biletu powinna obejmować bagaż podręczny oraz bagaż rejestrowany dla każdej z osób
· Preferowane miejsce wylotu/przylotu: Warszawa – Nowy Jork; Nowy Jork - Warszawa
· Termin wylotu (tj. wylot z Warszawy): 12.01.2019r. (oraz przylot do Nowego Jorku
12.01.2019r.)
· Termin powrotu (tj. wylot z Nowego Jorku): 16.01.2019r. (oraz przylot do Warszawy
16.01.2019r. lub z powodu przesunięcia czasowego przylot do Warszawy 17.01.2019r.)
· Preferowany lot bezpośredni; całkowity czas podróży lotniczej w jedną stronę (Warszawa =>
Nowy Jork, jak i Nowy Jork => Warszawa) nie dłużej, niż 12 godzin w jedną stronę (w podany
czas podróży wliczony jest czas przesiadki jeżeli lot nie będzie bezpośredni).

Usługi

Usługi inne

Województwo: podlaskie Powiat: Białystok Miejscowość: Białystok

Pozyskanie ofert na działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych NRF 2019 – Nowy Jork, (13-15/01/2019). Termin wyjazdu 12-16.01.2019 r.: zapewnienie 4 noclegów dla dwóch osób, organizacja i zapewnienie biletów lotniczych dla dwóch osób.

Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych NRF
2019, które odbędą się w Nowym Jorku (USA) w JAVITS CENTER, 655 West 34th Street New York,
NY 10001. Termin wyjazdu 12-16.01.2019 r.
a) Organizacja i zapewnienie noclegów
Udział przedsiębiorstwa 9 BITS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w targach NRF w Nowym
Jorku, które odbędą się w terminie 13-15.01.2019r. (Termin wyjazdu 12.01.2019r. - 16.01.2019r.)
wymaga rezerwacji noclegów, w związku z powyższym proszę o wycenę, która zawiera następujące
elementy:
· 4 doby, dla dwóch osób (2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy; odległość
hotelu: do 3 km od targów NRF)
· Hotel – w standardzie minimum 4****(gwiazdkowy)
· Termin pobytu: 12-16 stycznia 2019r.
b) Organizacja i zapewnienie biletów lotniczych:
Udział przedsiębiorstwa 9 BITS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w targach NRF w Nowym
Jorku, które odbędą się w terminie 13-15.01.2019r. (termin wyjazdu 12.01.2019r. - 16.01.2019r.)
wymaga rezerwacji biletów lotniczych, w związku z powyższym proszę o wycenę, która zawiera
następujące elementy:
· Bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
· Cena biletu powinna obejmować bagaż podręczny oraz bagaż rejestrowany dla każdej z osób
· Preferowane miejsce wylotu/przylotu: Warszawa – Nowy Jork; Nowy Jork - Warszawa
· Termin wylotu (tj. wylot z Warszawy): 12.01.2019r. (oraz przylot do Nowego Jorku
12.01.2019r.)
· Termin powrotu (tj. wylot z Nowego Jorku): 16.01.2019r. (oraz przylot do Warszawy
16.01.2019r. lub z powodu przesunięcia czasowego przylot do Warszawy 17.01.2019r.)
· Preferowany lot bezpośredni; całkowity czas podróży lotniczej w jedną stronę (Warszawa =>
Nowy Jork, jak i Nowy Jork => Warszawa) nie dłużej, niż 12 godzin w jedną stronę (w podany
czas podróży wliczony jest czas przesiadki jeżeli lot nie będzie bezpośredni).

79950000-8

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

a) Organizacja noclegów:
· Termin zameldowania w hotelu w dniu 12.01.2019r.
· Termin wymeldowania z hotelu w dniu 16.01.2019r.
· Potwierdzenie rezerwacji hotelu do dnia 9.01.2019r.
b) Organizacja biletów lotniczych:
· Data wylotu: 12.01.2019r.
· Data powrotu: 16.01.2019r.
· Potwierdzenie rezerwacji biletów do dnia 9.01.2019r.

• Zapytanie ofertowe 1/12/2018 z załącznikiem

• Pytania i odpowiedzi 19.12.2018

Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia.

Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.

Dysponowanie odpowiednimi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zapewnienie
podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujących
odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia i osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia.

Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówień
we wskazanych terminach.

Do postępowania zostaną dopuszczeni oferenci spełniający następujące warunki:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2) Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówień
we wskazanych terminach.
3) Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowanie odpowiednim
potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zapewnienie
podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujących
odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
4) Złożenie oświadczeń na ofercie o braku występowania powiązań.
Oferent w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć
następujące dokumenty:
Złożenie na ofercie oświadczeń o następującej treści:
1. Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w
Zapytaniu Ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności
lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanym terminie.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje
odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
lub zagwarantuje podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie
oraz dysponujących odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia.
5. Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy
Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności
związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a
Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia
w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku
przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach:
a. wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach
określonych w umowie;
b. zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację
umowy,
c. powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie
można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie
umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku
zmiany charakteru umowy;
d. zmiana nie będzie prowadzić do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza
niż 209 000 euro – w przypadku zamówień na dostawy i usługi i zarazem jest mniejsza od 10%
wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie - w przypadku zamówień na dostawy i usługi;
e. zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące
warunki:
- konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z
należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
- wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
f. wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca:
- na podstawie postanowień umownych, o których mowa w punktach wyżej
- w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia
dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki
udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za
sobą innych istotnych zmian umowy,
- w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców.

Oferent w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć
następujące dokumenty:
Złożenie na ofercie oświadczeń o następującej treści:
1. Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w
Zapytaniu Ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności
lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanym terminie.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje
odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
lub zagwarantuje podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie
oraz dysponujących odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia.
5. Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy
Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności
związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a
Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia
w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Oferta musi zostać złożona na formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego).
Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny. Każda oferta musi zawierać
nazwę i adres Oferenta. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisała osoba uprawniona do
reprezentowania Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną.
Oferent powinien podać w ofercie cenę za kompletną realizację przedmiotu zamówienia na
warunkach określonych w Zapytaniu Ofertowym oraz w rozbiciu na poszczególne części usługi
(zgodnie z Formularzem Ofertowym). Oferent w ramach przedkładanych dokumentów powinien
także wykazać spełnienie wyżej określonych warunków dopuszczających. Zaoferowana cena powinna
uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności w ramach zamówienia, oraz zawierać wszelkie
koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w
ofercie Oferenta i Zapytaniu Ofertowym.

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
a) cena netto w PLN/walucie obcej - 70 % - 70 pkt.
W przypadku oferty podanej w walucie obcej do przeliczenia zostanie zastosowany średni kurs NBP z dnia
poprzedzającego sporządzenie protokołu wyboru ofert przez Zamawiającego
b) Termin płatności - 30 % - 30 pkt.

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
a) Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN/walucie obcej będą przyznawane wg
następującej formuły:
C min
A n = ----------------- x 70
C r
C min – cena minimalna w zbiorze
C r – cena oferty rozpatrywanej
A n – ilość punktów przyznana ofercie

b) Punkty w ramach kryterium Termin płatności będą przyznawane wg następującej formuły:
Termin płatności poniżej 14 dni: 5 punktów
Termin płatności od 14 dni do 30 dni: 10 punktów
Termin płatności od 31 do 60 dni: 20 punktów
Termin płatności powyżej 60 dni: 30 punktów

Oferta na realizację zamówienia może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamawiający udzieli
zamówienia Oferentowi, którego oferta uzyska największą liczbę punktów.

Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub
kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązanie między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w
szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

"9 BITS" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Solec 81B/A-51

00-382 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

604 594 115

7010174828

Wdrożenie nowego modelu biznesowego przez firmę 9 BITS Sp. z o.o. związanego z internacjonalizacją działalności firmy na nowych rynkach zagranicznych.

POPW.01.02.00-20-0005/18-00

Rozstrzygnięte

DMC CONTINENTAL Sp. z o.o. Sp. k., ul. Warszawska 36, 40-010 Katowice, NIP 9542774174,
Oferta z dnia 3.01.2019r,
Oferta wpłynęła drogą poczty elektronicznej w dniu 3.01.2019r. na kwotę 10 970,34 PLN netto (10 970,34 PLN brutto).