Zapytanie ofertowe 01/10/2018

Zakończone

Sposób składania ofert:
• osobiście pod adres: 9 BITS sp. z o.o. ul. Królewska 16, 00-103 Warszawa
• pocztą, listem poleconym, kurierem na adres: 9BITS SP. Z o.o. ul. Królewska16, 00-103 Warszawa (decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego).
• pocztą elektroniczną na adres mailowy: biuro@9bits.pl

biuro@9bits.pl

Pan Piotr Berliński, adres email: pberlinski@9bits.pl

1. Opis przedmiotu zamówienia:
Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych GitHubUniverse – San Francisco, California (16-17/10/2018). Termin wyjazdu 15-18.10.2018 r.:
a) Organizacja i zapewnienie noclegów
Targi trwają w terminie 16-17/10/2018 tj. 2 dni. Podróż służbowa trwać będzie 4 dni (+1 dzień przed i +1 dzień po targach), tj. 4 doby = 3 noclegi.
• wymagane zapewnienie 3 noclegów dla dwóch osób:
- 2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy;
- lokalizacja hotelu: w odległości do 5 km od targów GitHubUniverse w San Francisco;
- hotel minimum 3 gwiazdkowy - standard europejski (preferowany standard 4 gwiazdkowy)
- termin pobytu w hotelu: od 15.10.2018r. (zameldowanie w hotelu); do 18.10.2018r. (wymeldowanie z hotelu)
b) Organizacja i zapewnienie biletów lotniczych:
• bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
• cena biletu powinna obejmować bagaż w obie strony: dla każdej z dwóch osób podróżujących będzie to: bagaż podręczny i bagaż rejestrowany
• miejsce wylotu/przylotu: Warszawa – San Francisco;
• miejsce wylotu/przylotu (powrót): San Francisco-Warszawa.
• termin wylotu (tj. wylot z Warszawy): 15.10.2018 r. oraz przylot do San Francisco 15.10.2018 r.
• termin powrotu (tj. wylot z San Francisco): 18.10.2018r. oraz przylot do Warszawy 18.10.2018 r. lub w dniu 19.10.2018r. (ze względu na przesunięcie czasowe)
Nazwa i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
55100000-1 Usługi hotelarskie
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne

Usługi

Usługi inne

Województwo: podlaskie Powiat: Białystok Miejscowość: Białystok

Pozyskanie ofert na działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych GitHubUniverse – San Francisco, California (16-17/10/2018). Termin wyjazdu 15-18.10.2018 r.: zapewnienie 3 noclegów dla dwóch osób, organizacja i zapewnienie biletów lotniczych.

1. Opis przedmiotu zamówienia:
Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych GitHubUniverse – San Francisco, California (16-17/10/2018). Termin wyjazdu 15-18.10.2018 r.:
a) Organizacja i zapewnienie noclegów
Targi trwają w terminie 16-17/10/2018 tj. 2 dni. Podróż służbowa trwać będzie 4 dni (+1 dzień przed i +1 dzień po targach), tj. 4 doby = 3 noclegi.
• wymagane zapewnienie 3 noclegów dla dwóch osób:
- 2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy;
- lokalizacja hotelu: w odległości do 5 km od targów GitHubUniverse w San Francisco;
- hotel minimum 3 gwiazdkowy - standard europejski (preferowany standard 4 gwiazdkowy)
- termin pobytu w hotelu: od 15.10.2018r. (zameldowanie w hotelu); do 18.10.2018r. (wymeldowanie z hotelu)
b) Organizacja i zapewnienie biletów lotniczych:
• bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
• cena biletu powinna obejmować bagaż w obie strony: dla każdej z dwóch osób podróżujących będzie to: bagaż podręczny i bagaż rejestrowany
• miejsce wylotu/przylotu: Warszawa – San Francisco;
• miejsce wylotu/przylotu (powrót): San Francisco-Warszawa.
• termin wylotu (tj. wylot z Warszawy): 15.10.2018 r. oraz przylot do San Francisco 15.10.2018 r.
• termin powrotu (tj. wylot z San Francisco): 18.10.2018r. oraz przylot do Warszawy 18.10.2018 r. lub w dniu 19.10.2018r. (ze względu na przesunięcie czasowe)
Nazwa i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
55100000-1 Usługi hotelarskie
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne

79950000-8

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Termin realizacji zamówienia:
a) Organizacja noclegów:
• Termin zameldowania w hotelu w San Francisco w dniu 15.10.2018 r.
• Termin wymeldowania z hotelu w San Francisco w dniu 18.10.2018 r.
• Potwierdzenie rezerwacji hotelu do dnia 12.10.2018 r. oraz przedłożenie potwierdzenia zrealizowanej rezerwacji wraz z potwierdzeniem opłacenia tejże rezerwacji w terminie do 12.10.2018r. ; potwierdzenie rezerwacji powinno zostać przedłożone w języku polskim i języku angielskim
b) Organizacja biletów lotniczych:
• Data wylotu: wylot z Warszawy 15.10.2018 r. (przylot do San Francisco 15.10.2018 r.)
• Data powrotu: wylot z San Francisco 18.10.2018 r. (przylot do Warszawy 18.10.2018 r. lub 19.10.2018 r.)
• Potwierdzenie rezerwacji biletów lotniczych do dnia 12.10.2018 r. oraz przedłożenie potwierdzenia zrealizowanej rezerwacji

• Zapytanie ofertowe numer 01/10/2018

Brak pytań i wyjaśnień

Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa
nakładają obowiązek ich posiadania.

Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia.

Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.

Dysponowanie odpowiednimi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zapewnienie
podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujących
odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia i osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia.

Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówień we
wskazanych terminach.

Warunki udziału w postępowaniu:
Do postępowania zostaną dopuszczeni oferenci spełniający następujące warunki:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa
nakładają obowiązek ich posiadania.
2) Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówień we
wskazanych terminach.
3) Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowanie odpowiednim potencjałem
technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zapewnienie podwykonawców
posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujących odpowiednim potencjałem
technicznym do wykonania zamówienia.
4) Złożenie oświadczeń na ofercie o braku występowania powiązań.
Oferent w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć następujące
dokumenty:
Złożenie na ofercie oświadczeń o następującej treści:
1. Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu
Ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub
czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej
wykonanie zamówienia we wskazanym terminie.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje
odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub
zagwarantuje podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujących odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.
5. Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez
powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub
osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych, rozpatrywane
będą wyłącznie oferty obejmujące pełny zakres przedmiotu zamówienia.
Oferty nie spełniające warunków formalnych i/lub nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu
zamówienia zostaną odrzucone.

Warunki dokonania zmiany umowy:
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach:
a. wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie;
b. zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy,
c. powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy;
d. zmiana nie będzie prowadzić do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 209 000 euro – w przypadku zamówień na dostawy i usługi i zarazem jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie - w przypadku zamówień na dostawy i usługi;
e. zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
- konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
- wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
f. wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca:
- na podstawie postanowień umownych, o których mowa w punktach wyżej
- w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,
- w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców.

Oferent w celu potwierdzenia spełnienia w/w warunków zobowiązany jest przedłożyć następujące
dokumenty:
Złożenie na ofercie oświadczeń o następującej treści:
1. Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu
Ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub
czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej
wykonanie zamówienia we wskazanym terminie.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje
odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub
zagwarantuje podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz
dysponujących odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.
5. Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez
powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub
osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego).
Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny. Każda oferta musi
zawierać nazwę i adres Oferenta. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisała osoba uprawniona do
reprezentowania Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opatrzony pieczęcią imienną.
Oferent powinien podać w ofercie cenę za kompletną realizację przedmiotu zamówienia na
warunkach określonych w Zapytaniu Ofertowym oraz w rozbiciu na poszczególne części usługi
(zgodnie z Formularzem Ofertowym). Oferent w ramach przedkładanych dokumentów powinien
także wykazać spełnienie wyżej określonych warunków dopuszczających. Zaoferowana cena powinna
uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności w ramach zamówienia, oraz zawierać wszelkie
koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w
ofercie Oferenta i Zapytaniu Ofertowym.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych, rozpatrywane
będą wyłącznie oferty obejmujące pełny zakres przedmiotu zamówienia.
Oferty nie spełniające warunków formalnych i/lub nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu
zamówienia zostaną odrzucone.

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

a) cena netto w PLN/walucie obcej1: waga - 70%, możliwe do uzyskania maksymalnie 70 pkt.
b) termin płatności2: waga 30%, możliwe do uzyskania maksymalnie 30 pkt.


1 w przypadku oferty podanej w walucie obcej do przeliczenia zostanie zastosowany średni kurs NBP z dnia poprzedzającego sporządzenie protokołu wyboru ofert przez Zamawiającego
2 termin płatności liczony od dnia zakończenia realizacji usługi, co zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
a) Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN/walucie obcej będą przyznawane wg następującej formuły:

A n = C min/C r x 70% x 100

C min – cena minimalna w zbiorze
C r – cena oferty rozpatrywanej
A n – ilość punktów przyznana ofercie

b) Punkty w ramach kryterium Termin płatności będą przyznawane wg. następującej formuły:.

Kn = T r/Tmax x 30% x 100

Tr – termin płatności (liczba dni) oferty rozpatrywanej
Tmax – termin płatności (liczba dni) oferty, w której wskazano najdłuższy termin płatności
K n – ilość punktów przyznana ofercie rozpatrywanej
Punkty z oceny kryterium a) –b) zostaną zsumowane i decydować będzie ocena łączna (suma zdobytych punktów).
Oferta na realizację zamówienia może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta uzyska największą liczbę punktów.

Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub
kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązanie między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w
szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

"9 BITS" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Solec 81B/A-51

00-382 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

604 594 115

7010174828

Wdrożenie nowego modelu biznesowego przez firmę 9 BITS Sp. z o.o. związanego z internacjonalizacją działalności firmy na nowych rynkach zagranicznych.

POPW.01.02.00-20-0005/18-00

Rozstrzygnięte

Oferta firmy ATTIS S.C M. Błachno-Wyrwicka, K. Lewandowska, ul. Czerwonych Maków 10/37, 01-493 Warszawa.; Oferta wpłynęła drogą poczty elektronicznej
na kwotę łączną 12 150 PLN netto (12 150 PLN brutto).