ZAPYTANIE OFERTOWE NR 03/08/2018

Zakończone

Sposób składania ofert:
 osobiście pod adres: 9 BITS sp. z o.o. ul. Królewska 16, 00-103 Warszawa
 pocztą, listem poleconym, kurierem na adres: BITS SP. Z O.O. ul. Królewska16, 00-103 Warszawa (decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego).
 pocztą elektroniczną na adres mailowy: biuro@9bits.pl

Termin składania ofert: 03.09.2018 r.

biuro@9bits.pl

Pan Piotr Berliński

Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych E-Commerce Paris, które odbędą się w Paryżu (Francja). Targi odbędą się w terminie 10-12/09/2018. Termin wyjazdu 09-13.09.2018 r.:
E-Commerce Paris (10-12/09/2018) - Wydarzenie branżowe gromadzące osoby zawodowo związane z branżą eCommerce. Targi odwiedza ponad 40000 osób decyzyjnych, a wystawia się ponad 800 dostawców technologii i rozwiązań dla eCommerce. Uczestnictwo w targach daje dużą możliwość networkingu, pozyskania nowych klientów. Reputacją tych targów jest znajdywanie rozwiązań dla dużych, średnich i małych graczy w branży eCommerce: rozwiązań z zakresu IT dla eCommercu, retail tech, digital in store systems, sklepowe przymierzalnie online, płatności zintegrowane z eCommerce, marketing, data i crm.
Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych E-Commerce Paris (10-12/09/2018), które odbędą się w Paryżu (Francja). Termin wyjazdu 09-13.09.2018 r.:
a) Organizacja i zapewnienie noclegów
Targi trwają w terminie 10-12/09/2018, tj. 3 dni. Podróż służbowa trwać będzie 5 dni (+1 dzień przed i +1 dzień po targach), tj. 5 dób = 4 noclegi
 5 dób (4 noclegi), dla dwóch osób (2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy; odległość hotelu: do 5 km od targów E-Commerce Paris; hotel minimum 3 gwiazdkowy - standard europejski)
 Termin pobytu: od 09.09.2018r. (zameldowanie w hotelu); do 13.09.2018 (wymeldowanie z hotelu)

b) Organizacja i zapewnienie biletów lotniczych:
 Bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
 Cena biletu powinna obejmować bagaż minimum podręczny dla każdej z osób
 Preferowane miejsce wylotu/przylotu: Warszawa – Paryż; Paryż-Warszawa.
 Termin wylotu (tj. wylot z Warszawy): 09.09.2018r. (oraz przylot do Paryża 09.09.2018)
 Termin przylotu (tj. wylot z Paryża): 13.09.2018r. (oraz przylot do Warszawy 13.09.2018r.)

Nazwa i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
55100000-1 Usługi hotelarskie
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne

Usługi

Usługi inne

Województwo: podlaskie Powiat: Białystok Miejscowość: Białystok

Celem zamówienia jest pozyskanie ofert na działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych E-Commerce Paris, które odbędą się w Paryżu (Francja). Targi odbędą się w terminie 10-12/09/2018. Termin wyjazdu 09-13.09.2018 r.

Opis przedmiotu zamówienia:
Działania organizacyjne związane z udziałem w międzynarodowych targach branżowych E-Commerce Paris (10-12/09/2018), które odbędą się w Paryżu (Francja). Termin wyjazdu 09-13.09.2018 r.:
a) Organizacja i zapewnienie noclegów
Targi trwają w terminie 10-12/09/2018, tj. 3 dni. Podróż służbowa trwać będzie 5 dni (+1 dzień przed i +1 dzień po targach), tj. 5 dób = 4 noclegi
 5 dób (4 noclegi), dla dwóch osób (2 pokoje jednoosobowe lub jeden pokój 2 osobowy; odległość hotelu: do 5 km od targów E-Commerce Paris; hotel minimum 3 gwiazdkowy - standard europejski)
 Termin pobytu: od 09.09.2018r. (zameldowanie w hotelu); do 13.09.2018 (wymeldowanie z hotelu)

b) Organizacja i zapewnienie biletów lotniczych:
 Bilety lotnicze dla 2 osób w obie strony,
 Cena biletu powinna obejmować bagaż minimum podręczny dla każdej z osób
 Preferowane miejsce wylotu/przylotu: Warszawa – Paryż; Paryż-Warszawa.
 Termin wylotu (tj. wylot z Warszawy): 09.09.2018r. (oraz przylot do Paryża 09.09.2018)
 Termin przylotu (tj. wylot z Paryża): 13.09.2018r. (oraz przylot do Warszawy 13.09.2018r.)

Nazwa i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
55100000-1 Usługi hotelarskie
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne

2. Termin realizacji zamówienia:
a) Organizacja noclegów:
 Termin zameldowania w hotelu w dniu 09.09.2018r.
 Termin wymeldowania w hotelu w dniu 13.09.2018r.
 Potwierdzenie rezerwacji hotelu do dnia 06.09.2018r. oraz przedłożenie potwierdzenia zrealizowanej rezerwacji wraz z potwierdzeniem opłacenia tejże rezerwacji w terminie do 06.09.2018r.

b) Organizacja biletów lotniczych:
 Data wylotu: 09.09.2018r.
 Data powrotu: 13.09.2018r.
 Potwierdzenie rezerwacji biletów do dnia 06.09.2018r. oraz przedłożenie potwierdzenia zrealizowanej rezerwacji wraz z potwierdzeniem opłacenia tejże rezerwacji w terminie do 06.09.2018r.

79950000-8

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Termin realizacji zamówienia:
a) Organizacja noclegów:
• Termin zameldowania w hotelu w dniu 09.09.2018r.
• Termin wymeldowania w hotelu w dniu 13.09.2018r.
• Potwierdzenie rezerwacji hotelu do dnia 06.09.2018r. oraz przedłożenie potwierdzenia zrealizowanej rezerwacji wraz z potwierdzeniem opłacenia tejże rezerwacji w terminie do 06.09.2018r.
b) Organizacja biletów lotniczych:
• Data wylotu: 09.09.2018r.
• Data powrotu: 13.09.2018r.
• Potwierdzenie rezerwacji biletów do dnia 06.09.2018r. oraz przedłożenie potwierdzenia zrealizowanej rezerwacji wraz z potwierdzeniem opłacenia tejże rezerwacji w terminie do 06.09.2018r.

• ZAPYTANIE OFERTOWE NR 03/08/2018

• Pytania i wyjaśnienia do zapytania ofertowego numer 03/08/2018

Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa
nakładają obowiązek ich posiadania.

Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia.

Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.

Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zapewnienie podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujących odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.

Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia we wskazanych terminach.

Zastrzeżenia
 Zamawiający zastrzega, iż w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą przewidziane zostaną kary umowne za opóźnienie w realizacji usługi w wysokości 1% wartości kontraktu brutto za każdy dzień opóźnienia w realizacji, na co Wykonawca wyraża zgodę składając ofertę na niniejsze Zapytanie.
 Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany Zapytania Ofertowego i formularza ofertowego w przypadku błędów w Zapytaniu Ofertowym, konieczności dokonania uzupełnień w takim przypadku Zamawiający:
o poinformuje o dokonanej zmianie w sposób właściwy dla upublicznienia niniejszego Zapytania Ofertowego,
o poinformuje o dokonanej zmianie wszystkich oferentów, którzy dotychczas złożyli oferty;
o wydłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach składanych przez Oferentów.
 W trakcie oceny ofert Zamawiający może wzywać Oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert.
 Kończąc procedurę oceny ofert Zamawiający podejmie decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty.
 Złożenie oferty w ramach Zapytania Ofertowego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem zasad określonych w zapytaniu ofertowym.
 Zamawiający ma prawo do anulowania części lub całości Zapytania Ofertowego w każdym momencie postępowania.


Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:
 Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada wszystkim wyżej wymienionym wymaganiom i uzyska łącznie najwięcej punktów w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert. Oferta niespełniająca wymogów formalnych określonych w Zapytaniu Ofertowym, podlega odrzuceniu.
 O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów w sposób odpowiadający publikacji Zapytania Ofertowego.
 Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo złożenia propozycji zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejszą spośród pozostałych złożonych ofert.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych, rozpatrywane będą wyłącznie oferty obejmujące pełny zakres przedmiotu zamówienia.

Nazwa i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
55100000-1 Usługi hotelarskie
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne

Warunki dokonania zmiany umowy:
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach:
a. wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie;
b. zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy,
c. powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy;
d. zmiana nie będzie prowadzić do zmiany charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 209 000 euro – w przypadku zamówień na dostawy i usługi i zarazem jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie - w przypadku zamówień na dostawy i usługi;
e. zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
- konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
- wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
f. wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca:
- na podstawie postanowień umownych, o których mowa w punktach wyżej
- w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,
- w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców.

Oświadczenia Wykonawcy
Ja (my) niżej podpisany (i) oświadczam (y), że:
1. Wykonawca oświadcza, że zna i akceptuje warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu
Ofertowym oraz nie wnosi żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub
czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
3. Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej
wykonanie zamówienia we wskazanym terminie.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje
odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub
zagwarantuje podwykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz
dysponujących odpowiednim potencjałem technicznym i do wykonania zamówienia.
5. Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez
powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub
osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej
lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Kryteria oceny oferty:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

a) cena netto w PLN/walucie obcej1 - waga 60 %, maksymalna liczba punktów: 60 pkt.
b) termin płatności2 - waga 40 %, maksymalna liczba punktów: 40 pkt.

1 w przypadku oferty podanej w walucie obcej do przeliczenia zostanie zastosowany średni kurs NBP z dnia poprzedzającego sporządzenie protokołu wyboru ofert przez Zamawiającego
2 termin płatności liczony od dnia zakończenia realizacji usługi, co zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
a) Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN/walucie obcej będą przyznawane wg następującej formuły:

A n = C min/C r x 60 % x 100

C min – cena minimalna w zbiorze
C r – cena oferty rozpatrywanej
A n – ilość punktów przyznana ofercie

b) Punkty w ramach kryterium Termin płatności będą przyznawane wg. następującej formuły:.

Kn = T r/Tmax x 100 x 40 %

Tr – termin płatności (liczba dni) oferty rozpatrywanej
Tmax – termin płatności (liczba dni) oferty, w której wskazano najdłuższy termin płatności
K n – ilość punktów przyznana ofercie rozpatrywanej

Punkty z oceny kryterium a) –b) zostaną zsumowane i decydować będzie ocena łączna (suma zdobytych punktów).
Oferta na realizację zamówienia może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta uzyska największą liczbę punktów.

Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia.
Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

"9 BITS" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Solec 81B/A-51

00-382 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

604 594 115

7010174828

Wdrożenie nowego modelu biznesowego przez firmę 9 BITS Sp. z o.o. związanego z internacjonalizacją działalności firmy na nowych rynkach zagranicznych.

POPW.01.02.00-20-0005/18-00

Rozstrzygnięte

•Oferta firmy 2WAYS Sp. z o.o., ul. Sienna 39, 00-121 Warszawa.; Oferta wpłynęła drogą poczty elektronicznej w dniu 03.09.2018 r. , na kwotę 6 997,00 PLN netto